Oznámení o ochraně údajů pro činnosti v oblasti komunikace a šíření informací poskytované v rámci programu Evropského námořního, rybářského a akvakulturního fondu (ENRAF)
V souladu s nařízením (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně údajů (dále jen „nařízení“) shromažďuje Evropská výkonná agentura pro klima, infrastrukturu a životní prostředí (dále jen „CINEA“) vaše osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném ke splnění přesného účelu souvisejícího s jejími úkoly.
- Správcem je CINEA:
Vedoucí oddělení
Oddělení D.3 – Udržitelná modrá ekonomika
Evropská výkonná agentura pro klima, infrastrukturu a životní prostředí – CINEA
W910 5/259
B-1049 Brusel
E-mail: CINEA-EMFAF-CONTRACTS@ec.europa.eu
- Účelem zpracování je, aby správce a jeho dodavatel v rámci Evropského podpůrného mechanismu pro akvakulturu údajů NTT (Politika ochrany údajů v souvislosti s údaji NTT je k dispozici na adrese https://www.nttdata.com/global/en/privacy-statement) propagoval program ENRAF (2021–2027) příslušným cílovým skupinám prováděním opatření v oblasti komunikace a šíření informací, v příslušných případech s podporou dodavatelů, kteří jeho jménem pracují a jednají jako zpracovatelé. Tyto procesy mohou zahrnovat:
- Zřízení a provoz internetových stránek, uživatelských seznamů, kontaktních formulářů, platforem nebo map, které usnadní spolupráci a výměnu mezi partnery, zúčastněnými stranami, členskými státy a dalšími příslušnými aktéry (tj.: on-line interakce, vytváření sítí a navazování kontaktů mezi zúčastněnými stranami atd.);
- Pořádání fyzických a virtuálních akcí, cílených workshopů, konferencí, seminářů, akcí zaměřených na vytváření sítí, školení, sdílení znalostí, činností souvisejících s mechanismem pomoci, udělování cen atd.;
- Konzultace nebo rozhovory se zúčastněnými stranami v rámci smluv nebo studií týkajících se programu ENRAF prostřednictvím fyzických setkání, on-line průzkumů nebo dotazníků, telefonu a/nebo e-mailu;
- Produkce a dodávání vizuálního a audiovizuálního obsahu, jako jsou propagační videa, informativní přehledy, letáky, brožury, publikace, zpravodaje, podcasty, blogy, rozbalovací materiály a další propagační materiály používané pro komunikační a propagační činnosti;
- Sestavování, udržování, rozvoj a správa databází nebo registrů v různých odvětvích, jako je udržitelná modrá ekonomika a rybolov a mezinárodní správa oceánů atd.;
- Určení a výběr projektů nebo malých a středních podniků, které by mohly získat ocenění a další ceny;
- Získání názorů odborníků a/nebo dodatečných a nezbytných informací o předmětu, který je relevantní pro provádění programu ENRAF, pokud jsou k dispozici pouze velmi omezené informace;
- Používání internetových nástrojů na podporu každodenního řízení výše uvedených služeb Evropskou komisí a správcem, mimo jiné včetně shromažďování údajů pro oznamování a obchodní zpravodajství (výzkum a analýza trhu atd.), statistik, správy přehledů, databází, map atd.
- Subjekty údajů, jichž se toto oznámení týká, jsou:
- Fyzické osoby, které jsou právními zástupci a/nebo kontaktními osobami subjektů zapojených do provádění akcí programu ENRAF (vybraní příjemci, koordinátoři, přidružené subjekty, dodavatelé, subdodavatelé atd.);
- Zaměstnanců Evropské komise a výkonných agentur zapojených do programu ENRAF;
- Zúčastněné strany, které byly vyzvány k účasti na akcích, studiích, komunikaci a dalších akcích zaměřených na šíření informací organizovaných v rámci programu ENRAF;
- Návštěvníci nebo uživatelé internetových stránek EU/interaktivních platforem nebo služeb souvisejících s programem ENRAF.
- Kategorie osobních údajů shromažďovaných a používaných pro operace zpracování jsou:
- Identifikační údaje: jméno, příjmení, funkce atd.;
- Datum narození; státní příslušnost; Číslo průkazu totožnosti/pasu (může být požadováno pouze v případě, že jsou z bezpečnostních důvodů organizovány fyzické schůzky v budovách Evropské komise); alergie související s potravinami v případě fyzických akcí pro stravování;
- Kontaktní údaje: telefon, mobilní telefon, e-mail, internetová stránka, adresa ulice, poštovní směrovací číslo, země; manipulací se sociálními médii nebo účty;
- EU Login pro přístup k určitým oblastem a funkcím domény Europa spravované agenturou CINEA a/nebo jejími dodavateli;
- Profil vytvořený uživatelem v adresáři uživatelů, je-li to relevantní
- Životopisy zaměstnanců dodavatelů nebo jiných zúčastněných stran (odborníků, řečníků atd.) zapojených do projektů, odborné přípravy nebo organizace akce (příslušné zkušenosti, profesní historie, vzdělání, akademické vzdělání, odborná příprava, osobní dovednosti, kompetence, jazyky, technické dovednosti, fotografie);
- Odpovědi na dotazování/průzkum:
- Pokud souhlasíte s poskytnutím kontaktních údajů pro potenciální dotazované osoby, budou tyto informace spravovány se stejnou péčí a důvěrností jako vaše osobní údaje. Tito potenciální dotázaní se tohoto procesu zúčastní pouze tehdy, pokud s tím výslovně souhlasí. Pokud se tyto osoby odmítnou účastnit konzultace, jejich osobní údaje budou okamžitě vymazány;
- Shromážděné odpovědi na rozhovory/průzkumy budou prezentovány anonymně a/nebo jako souhrnné údaje ve zprávách, včetně výsledků pohovorů/průzkumů. Tyto zprávy budou veřejně dostupné, ale neumožní identifikaci zdroje údajů. To znamená, že v žádné z těchto zpráv nebudete identifikovatelní a vaše osobní údaje nebudou zveřejněny.
Osobní údaje nebudou použity k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a nebudou předávány mimo Evropský hospodářský prostor.
Kromě toho mohou být osobní údaje, které nejsou pro účely realizace projektu povinné, shromažďovány pro komunikační činnosti: např.: fotografie, internetový přenos událostí nebo videa, úplné nebo krátké životopisy, ale pouze s předchozím souhlasem dotčeného subjektu údajů.
- Všichni příjemci jsou na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“. Příjemci, kterým budou nebo mohou být osobní údaje zpřístupněny, jsou:
- Služby agentury CINEA a jejich oprávnění zaměstnanci odpovědní za řízení projektů (grantových dohod a smluv) financovaných z programu ENRAF (např. projektoví referenti a vedoucí pracovníci, finanční referenti, právní úředníci, auditoři odpovědní za audit atd.);
- Oprávnění zaměstnanci dodavatele CINEA a jeho subdodavatelé, kteří jsou pověřeni prováděním a řízením úkolů nebo studií v rámci podepsaných smluv v rámci programu ENRAF;
- Externí odborníci, kteří jsou vázáni doložkami o důvěrnosti;
- Příslušní zaměstnanci útvarů EK (např. GŘ MARE, GŘ DIGIT, který spravuje EU ogIN jako součást služby EK pro správu přístupu k identitě (IAMS)2 atd.);
- Zaměstnanci Komise jako členové ad hoc výboru a výboru pro přezkum;
- Veřejnost, ale pouze pro informace, k nimž jste předem udělili souhlas a které jsou zveřejněny na internetových stránkách projektu, které spravuje agentura CINEA a její dodavatelé.
K omezenému pododdílu vašich údajů mohou mít v případě potřeby přístup pouze osoby relevantní pro poskytování služeb, včetně akreditovaných zaměstnanců, příjemců asistenčních služeb z řad malých a středních podniků, velkých podniků, investorů a dalších poskytovatelů služeb vybraných agenturou CINEA a Evropskou komisí.
V případě přezkumů, řízení, osobních údajů mohou být poskytnuty internímu kontrolorovi agentury CINEA, pověřenci pro ochranu osobních údajů atd.
Kromě toho mohou být údaje zpřístupněny orgánům veřejné moci, například těm níže uvedeným, které nelze považovat za příjemce v souladu s právem Unie a členského státu. Zpracování těchto údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s platnými pravidly pro ochranu údajů podle účelu zpracování:
- Subjekty pověřené sledováním nebo kontrolou při uplatňování práva Unie (např. interní audit, IAS, Účetní dvůr atd.);
- Evropský soudní dvůr nebo vnitrostátní soudce, jakož i advokáti a zmocněnci účastníků řízení v případě soudního řízení
- OLAF v případě vyšetřování prováděného podle nařízení (ES) č. 1073/1999;
- Evropského veřejného ochránce práv v rámci úkolů, které mu byly svěřeny článkem 228 Smlouvy o fungování Evropské unie;
- Evropský inspektor ochrany údajů v souladu s článkem 58 nařízení (ES) 2018/1725;
- Úřad evropského veřejného žalobce v oblasti působnosti článku 4 nařízení Rady (EU) 2017/1939 ze dne 12. října 2017, kterým se provádí posílená spolupráce za účelem zřízení Úřadu evropského veřejného žalobce.
Dodavatelé nebudou sdílet vaše osobní údaje s žádnou třetí stranou bez vašeho výslovného souhlasu, s výjimkou případů, kdy to může být vyžadováno zákonem.
Záznam týkající se zpracování údajů v systému IAMS je zaevidován pod číslem DPR-EC-03187.1 ve veřejném rejstříku pověřence EK pro ochranu osobních údajů. Prohlášení IAMS o ochraně osobních údajů viz: https://webgate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html
- Používání nástrojů IT třetích stran
Některé akce nebo služby mohou odkazovat na používání nástrojů třetích stran, které mohou shromažďovat osobní údaje a mít vlastní cookies a zásady ochrany soukromí. Mohou rovněž předávat osobní údaje mimo EU a dodržovat zvláštní podmínky ochrany údajů, které mohou být mimo kontrolu správce. Další informace naleznete na těchto odkazech:
- Práva subjektů údajů
Máte právo kdykoli na přístup ke svým osobním údajům, na jejich opravu, výmaz („právo být zapomenut“). Máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování nebo žádosti o omezení zpracování.
Pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat, aniž by byla dotčena zákonnost zpracování před tímto odvoláním.
V závislosti na on-line službě, k níž máte přístup, můžete buď:
- Kdykoli si na internetu přejděte, zkontrolujte, pozměňovaly, aktualizovaly a vymazávaly svůj osobní profil;
- Požádejte správce údajů o odstranění vašeho účtu.
Svá práva můžete uplatnit zasláním e-mailu s požadovanými změnami správci prostřednictvím funkční e-mailové schránky uvedené výše v oddíle 1.
Uživatelé internetových stránek však mohou mít možnost svůj profil kdykoli odstranit z internetových stránek. V takovém případě budou jejich údaje z databáze odstraněny a v adresáři uživatelů již nebudou uvedeny.
Aby byla zajištěna konzistentnost platforem a soudržnost jejich obsahu, mohou být vaše příspěvky a připomínky na platformách uchovávány, ale anonymizovány, a to i v případě případného odstranění vašeho profilu.
V každém případě budou vaše údaje odpovídajícím způsobem změněny nebo odstraněny, a to co nejdříve (nejvýše do 15 pracovních dnů).
Tato práva však mohou být omezena v souladu s rozhodnutím řídícího výboru SC (2020) 26 ze dne 14. října 2020 (Úř. věst. EU L 45, 9.2.2021, s. 80) o vnitřních pravidlech týkajících se omezení některých práv subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů. Cílem je chránit práva jiných subjektů údajů a dodržovat zásady rovného zacházení se žadateli a utajení porad.
Za účelem udělení či neuznání práv subjektů údajů provede agentura CINEA posouzení každé jednotlivé žádosti případ od případu a uvede důvody svého rozhodnutí s přihlédnutím k druhu uchovávaných informací a k tomu, zda se na ně vztahují výjimky z vnitřních pravidel.
Omezení budou platit i nadále, dokud budou existovat jejich důvody, a mohou být zrušena, pokud tyto důvody přestanou pominou, pokud by výkon omezeného práva již neměl nepříznivý dopad na příslušný postup nebo by nepříznivě neovlivnil práva nebo svobody subjektů údajů.
8. Jak agentura CINEA chrání a zabezpečuje vaše údaje?
Veškeré osobní údaje v elektronické podobě (e-maily, dokumenty, databáze, nahrané soubory údajů atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise, agentury CINEA nebo jejích dodavatelů (a případně jejich subdodavatelů).
Veškeré operace zpracování jsou prováděny podle rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.
Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla agentura CINEA řadu technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří opatření vhodná k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k osobním údajům výlučně na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely této operace zpracování.
Zpracovatelé (dodavatelé a jejich subdodavatelé) jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o veškerých operacích zpracování vašich osobních údajů jménem správce údajů. Zpracovatelé zavedli vhodná technická a organizační opatření k zajištění požadované úrovně bezpečnosti.
Některé akce se mohou konat s využitím služeb IT poskytovaných subdodavateli (např. Cisco WebEx, TEAMS, Sli.do nebo alternativních nástrojů pro interakci s publikem), které mohou shromažďovat osobní údaje a mít konkrétnější cookies a zásady ochrany soukromí. Doporučujeme vám, abyste si přečetli jejich prohlášení o ochraně osobních údajů.
Registrace na akci se může uskutečnit prostřednictvím internetových stránek EU Survey nebo jiných alternativních nástrojů. Informace o tom, jak EU Survey zpracovává osobní údaje, naleznete na tomto odkazu.
Na cookies používané správcem se případně vztahují zásady Komise týkající se cookies. Cookies uchovává služba Europa Analytics, která měří účinnost a účelnost internetových stránek Evropské komise v doméně Europa. Další informace jsou k dispozici na internetových stránkách Europa Analytics o ochraně soukromí. Umožnění těchto souborů cookie není nezbytně nutné a používá se pouze k zajištění lepšího prohlížení. Informace týkající se souborů cookie se nepoužívají k osobní identifikaci subjektů údajů a údaje o vzorech jsou plně pod kontrolou Komise. Tyto cookies se nepoužívají k žádnému jinému účelu, než je kvalita prohlížení.
- Právním základem zpracování je:
v souladu s čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení (zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, včetně řízení a fungování agentury CINEA) a čl. 5 odst. 1 písm. d) nařízení (souhlas subjektu údajů), zejména:
- Nařízení Rady č. 58/2003 ze dne 19. prosince 2002, kterým se stanoví statut výkonných agentur pověřených některými úkoly správy programů EU;
- Nařízení (ES) č. 1653/2004 ze dne 21. září 2004 o typovém finančním nařízení pro výkonné agentury na základě nařízení Rady (ES) č. 58/2003 ze dne 19. prosince 2002, kterým se stanoví statut výkonných agentur pověřených některými úkoly správy programu Společenství;
- Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2021/1139 ze dne 7. července 2021, kterým se zřizuje Evropský námořní, rybářský a akvakulturní fond a mění nařízení (EU) 2017/1004;
- Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2018/1046 ze dne 18. července 2018, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie a zrušuje nařízení č. 966/2012;
- Prováděcí rozhodnutí Komise (EU) 2021/173 ze dne 12. února 2021, kterým se zřizuje Evropská výkonná agentura pro klima, infrastrukturu a životní prostředí, Evropská výkonná agentura pro zdraví a digitální oblast, Evropská výkonná agentura pro výzkum, Výkonná agentura Evropské rady pro inovace a pro malé a střední podniky, Výkonná agentura Evropské rady pro výzkum a Evropská výkonná agentura pro vzdělávání a kulturu a zrušují prováděcí rozhodnutí 2013/801/EU, 2013/771/EU, 2013/778/EU, 2013/779/EU, 2013/776/EU a 2013/770/EU;
- Rozhodnutí Komise C(2021) 947 ze dne 12. února 2021 o přenesení pravomocí na Evropskou výkonnou agenturu pro klima, infrastrukturu a životní prostředí za účelem plnění úkolů souvisejících s prováděním programů Unie v oblasti dopravní a energetické infrastruktury; výzkumu a inovace v oblasti klimatu, energetiky a mobility; v oblasti životního prostředí, přírody a biologické rozmanitosti; přechod na nízkouhlíkové technologie; a námořní a rybolov.
- Lhůty pro uchovávání údajů jsou tyto:
Agentura CINEA uchovává údaje v souladu s retenčním seznamem Komise z roku 2022[1] (2 roky u datových a komunikačních činností souvisejících s internetovými stránkami a 5 let u akcí). Vaše osobní údaje zůstanou v databázích dodavatelů a subdodavatelů pouze po dobu trvání příslušné akce nebo nejpozději jeden rok po jejím ukončení a poté budou vymazány.
Pokud se uživatel během posledních dvou let na příslušné internetové stránce nepřihlásil ani jednou, obdrží e-mail s upozorněním, že jeho účet bude odstraněn z důvodu nepoužití s odkladnou lhůtou 2 týdnů. Pokud uživatel neodpoví kladně, aby byl účet aktivní, budou údaje z internetových stránek odstraněny.
- Kontaktní údaje
V případě jakýchkoli dotazů ohledně shromažďování/zpracování vašich osobních údajů se můžete obrátit na správce údajů, který je za tuto činnost zpracování odpovědný, a to prostřednictvím e-mailové adresy uvedené výše v oddíle 1.
Kdykoli se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů agentury CINEA (CINEADPO@ec.europa.eu). Máte právo kdykoli se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).
[1] SEK (2022) 400 – ARES (2022)8801492–19/12/2022