Meddelande om dataskydd för kommunikations- och spridningsverksamhet som genomförs inom ramen för Europeiska havs-, fiskeri- och vattenbruksfonden (EHFVF)
I enlighet med förordning (EU) 2018/1725 av den 23 oktober 2018 om skydd av personuppgifter (nedan kallad förordningen) samlar Europeiska genomförandeorganet för klimat, infrastruktur och miljö (Cinea) in dina personuppgifter endast i den mån det är nödvändigt för att uppfylla det exakta syftet med dess uppgifter.
- Personuppgiftsansvarig är Cinea:
Biträdande enhetschef
Enhet D.3 – Hållbar blå ekonomi
Europeiska genomförandeorganet för klimat, infrastruktur och miljö – Cinea
W910 5/259
B-1049 Bryssel
E-post: CINEA-EMFAF-CONTRACTS@ec.europa.eu
- Syftet med behandlingen är att den personuppgiftsansvarige och dennes uppdragstagare för NTT-data från den europeiska mekanismen för vattenbruksstöd (Dataskyddspolicyn för NTT-data finns här https://www.nttdata.com/global/en/privacy-statement) ska främja EHFVF-programmet (2021–2027) till relevanta målgrupper genom att genomföra kommunikations- och spridningsåtgärder med – i tillämpliga fall – stöd från uppdragstagare som arbetar på dess vägnar och agerar som personuppgiftsbiträden. Dessa processer kan omfatta följande:
- Upprättande och drift av webbplatser, användarförteckningar, kontaktformulär, plattformar eller kartor som kommer att underlätta samarbete och utbyte mellan partner, berörda parter, medlemsstater och andra relevanta aktörer (dvs. interaktion online, nätverksarbete och affärsmatchning mellan berörda parter osv.).
- Anordnande av fysiska och virtuella evenemang, riktade workshoppar, konferenser, seminarier, nätverksevenemang, utbildningar, kunskapsutbyte, stödmekanismrelaterad verksamhet, prisutdelning osv.
- Samråd eller intervjuer med berörda parter inom ramen för kontrakt eller studier som rör EHFVF-programmet via fysiska möten, webbenkäter eller frågeformulär, via telefon och/eller e-post.
- Produktion och leverans av audiovisuellt och audiovisuellt innehåll såsom reklamvideor, faktablad, foldrar, broschyrer, publikationer, nyhetsbrev, poddsändningar, bloggar, rollups och annat reklammaterial som används för kommunikations- och spridningsverksamhet.
- Sammanställning, underhåll, utveckling och förvaltning av databaser eller register inom olika sektorer såsom hållbar blå ekonomi och fiske, internationell världshavsförvaltning osv.
- Identifiera och välja ut projekt eller små och medelstora företag som skulle kunna få utmärkelser och andra priser,
- Inhämta experternas synpunkter och/eller ytterligare och nödvändig information om ett ämne som är relevant för genomförandet av EHFVF-programmet där endast mycket begränsad information finns tillgänglig.
- Användning av webbaserade verktyg för att stödja Europeiska kommissionens och den registeransvariges dagliga förvaltning av ovannämnda tjänster, inbegripet men inte begränsat till insamling av uppgifter för rapportering och företagsinformation (forskning och marknadsanalys osv.), statistik, hantering av resultattavlor, databaser, kartor osv.
- De registrerade som berörs av detta meddelande är följande:
- De fysiska personer som är rättsliga företrädare och/eller kontaktpersoner för de enheter som deltar i genomförandet av EHFVF-programmets åtgärder (utvalda stödmottagare, samordnare, anknutna enheter, entreprenörer, underleverantörer osv.).
- Personal vid Europeiska kommissionen och genomförandeorgan som deltar i EHFVF-programmet.
- Berörda parter som inbjudits att delta i evenemang, studier, kommunikation och andra spridningsåtgärder som anordnas inom ramen för EHFVF-programmet.
- Besökare eller användare på EU:s webbplatser/interaktiva plattformar eller tjänster som rör EHFVF-programmet.
- De kategorier av personuppgifter som samlas in och används för behandlingen är följande:
- Identitetsuppgifter: förnamn, efternamn, befattning/befattning osv.
- Födelsedatum. medborgarskap; Id-nummer/passnummer (får endast begäras om fysiska möten i Europeiska kommissionens byggnader anordnas av säkerhetsskäl). livsmedelsrelaterade allergier vid fysiska evenemang för cateringverksamheten.
- Kontaktuppgifter: telefon, mobiltelefon, e-post, webbplats, gatuadress, postnummer, land. hantering eller konton på sociala medier.
- EU Login för att få tillgång till vissa områden och funktioner på Europa-domänen som förvaltas av Cinea och/eller dess uppdragstagare.
- Profil som skapats av användaren i användarkatalogen i förekommande fall
- Meritförteckningar för uppdragstagarnas personal eller andra berörda parter (sakkunniga, talare osv.) som deltar i projekten, utbildningarna eller evenemangsorganisationen (relevant erfarenhet, anställningshistorik, utbildning, akademisk bakgrund, utbildning, personliga färdigheter, kompetenser, språk, tekniska färdigheter, foto).
- Svar på intervju-/undersökningsfrågor:
- Om du samtycker till att tillhandahålla kontaktuppgifter till potentiella intervjuade kommer informationen att hanteras på samma nivå som dina egna personuppgifter. Dessa potentiella intervjuade personer kommer endast att delta i denna övning om de uttryckligen samtycker till detta. Om dessa personer vägrar att delta i samrådet raderas deras personuppgifter omedelbart.
- De insamlade svaren på intervjuer/enkäter kommer att presenteras anonymt och/eller som aggregerade uppgifter i rapporterna, inklusive intervju-/undersökningsresultat. Dessa rapporter kommer att vara tillgängliga för allmänheten men kommer inte att göra det möjligt att identifiera datakällan. Det innebär att du inte kommer att kunna identifieras i någon av dessa rapporter och dina personuppgifter kommer inte att offentliggöras.
Personuppgifter kommer inte att användas för automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, och kommer inte att överföras utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Dessutom får personuppgifter, som inte är obligatoriska för projektgenomförandet, samlas in för kommunikationsverksamhet: t.ex. följande: bilder, webbsändningar av evenemang eller video, fullständiga eller korta meritförteckningar, men endast med den berörda registrerades förhandsgodkännande.
- Alla mottagare omfattas av principen om behovsenlig behörighet. De mottagare till vilka personuppgifterna kommer att eller kan komma att lämnas ut är följande:
- Cineas tjänster: deras bemyndigade personal med ansvar för förvaltningen av de projekt (bidragsavtal och kontrakt) som finansieras inom ramen för EHFVF-programmet (t.ex. projektansvariga och projektledare, ekonomiansvariga, juridiska tjänstemän, revisorer med ansvar för revision osv.).
- Cineas bemyndigade personal och deras underleverantörers bemyndigade personal med ansvar för att utföra och förvalta uppgifter eller studier inom ramen för undertecknade kontrakt inom ramen för EHFVF-programmet.
- Externa experter som är bundna av sekretessklausuler.
- Relevant personal vid kommissionens avdelningar (t.ex. GD Havsfrågor och fiske, GD Informationsteknik för att förvalta EU ogIN som en del av kommissionens tjänst för hantering av åtkomst till identitetsuppgifter (IAMS) 2 osv.).
- Kommissionens personal som medlemmar i tillfälliga granskningskommittéer.
- Allmänheten, men endast för information som du i förväg har gett ditt samtycke till och som offentliggörs på projektets webbplatser, som förvaltas av Cinea och dess uppdragstagare.
Endast personer som är relevanta för utförandet av tjänsterna, däribland ackrediterad personal, små och medelstora företag som får stöd, stora företag, investerare och andra tjänsteleverantörer som valts ut av Cinea och Europeiska kommissionen, kan vid behov få tillgång till en begränsad del av dina uppgifter.
Vid recensioner kan personuppgifter lämnas till Cineas interna registeransvariga, dataskyddsombud osv.
Dessutom kan uppgifter lämnas ut till offentliga myndigheter, t.ex. nedan, som inte kan betraktas som mottagare i enlighet med unionsrätten och medlemsstaternas lagstiftning. Dessa offentliga myndigheters behandling av dessa uppgifter ska vara förenlig med tillämpliga dataskyddsregler beroende på syftet med behandlingen:
- Organ med ansvar för övervakning eller kontroll i enlighet med unionsrätten (t.ex. internrevision, IAS, revisionsrätten osv.).
- EU-domstolen eller en nationell domare samt parternas advokater och ombud vid ett eventuellt rättsligt förfarande
- Olaf vid en utredning som genomförs i enlighet med förordning (EG) nr 1073/1999.
- Europeiska ombudsmannen inom ramen för de uppgifter som den anförtrotts genom artikel 228 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
- Europeiska datatillsynsmannen i enlighet med artikel 58 i förordning (EG) nr 2018/1725.
- Europeiska åklagarmyndigheten enligt artikel 4 i rådets förordning (EU) 2017/1939 av den 12 oktober 2017 om genomförande av fördjupat samarbete om inrättande av Europeiska åklagarmyndigheten.
Uppdragstagarna kommer inte att dela dina personuppgifter med någon tredje part utan ditt uttryckliga samtycke, utom i de fall då vi kan vara skyldiga att göra det enligt lag.
Registret över behandling av IAMS uppgifter är registrerat med nummer DPR-EC-03187.1 i kommissionens dataskyddsombuds offentliga register. För IAMS meddelande om skydd av personuppgifter, se webbplats: https://webgate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html
- Användning av it-verktyg från tredje part
Vissa evenemang eller tjänster kan avse användning av verktyg från tredje part, som kan samla in personuppgifter och ha egna kakor och integritetspolicyer. De kan också överföra personuppgifter utanför EU och följa särskilda dataskyddsvillkor, som kan ligga utanför den personuppgiftsansvariges kontroll. Mer information finns på följande länkar:
- Rättigheter för dataobjekt
Du har rätt att när som helst få tillgång till, rätta och radera dina personuppgifter (”rätten att bli bortglömd”). Du har också rätt att invända mot behandlingen eller begära att behandlingen begränsas.
När behandlingen grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst dra tillbaka ditt samtycke, utan att det påverkar lagligheten i behandlingen före ett sådant återkallande.
Beroende på vilken onlinetjänst du har tillgång till kan du antingen
- När som helst få tillgång till, kontrollera, ändra, uppdatera och radera din personliga profil på nätet.
- Be den personuppgiftsansvarige att ta bort ditt konto.
Du kan utöva dina rättigheter genom att skicka ett e-postmeddelande med de begärda ändringarna till den personuppgiftsansvarige via den funktionsbrevlåda som anges här i avsnitt 1.
Webbanvändare kan dock ha funktionen att ta bort sin profil när de vill från webbplatsen. I så fall kommer deras uppgifter att tas bort från databasen och kommer inte längre att visas i användarregistret.
För att säkerställa att plattformarna är konsekventa och att innehållet är konsekvent kan dina bidrag och kommentarer sparas på plattformarna men anonymiseras, även om din profil slutligen tas bort.
Dina uppgifter kommer under alla omständigheter att ändras eller tas bort i enlighet med detta och så snart det är praktiskt möjligt (inom högst 15 arbetsdagar).
Dessa rättigheter kan dock begränsas i enlighet med styrkommitténs beslut SC (2020) 26 av den 14 oktober 2020 (EUT L 45, 9.2.2021, s. 80) om interna regler om begränsningar av vissa av de registrerades rättigheter i samband med behandling av personuppgifter. Syftet är att skydda andra registrerades rättigheter och att respektera principerna om likabehandling av sökande och sekretess vid överläggningar.
För att bevilja eller inte bevilja registrerade rättigheter kommer Cinea att göra en bedömning från fall till fall av varje enskild begäran och ange skälen till sitt beslut, med beaktande av vilken typ av information som innehas och om eventuella undantag från de interna reglerna är tillämpliga.
Begränsningarna gäller så länge som skälen är giltiga. Begränsningarna kan tas bort när skälen inte längre är giltiga, om utövandet av den begränsade rättigheten inte längre har någon negativ inverkan på det tillämpliga förfarandet och inte heller inkräktar på de registrerades rättigheter eller friheter.
8. Hur skyddar Cinea dina uppgifter?
Alla personuppgifter i elektroniskt format (t.ex. mejl, dokument, databaser, uppladdade data) sparas på kommissionens, Cineas eller underleverantörernas servrar.
Behandlingen uppfyller kraven i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2017/46 av den 10 januari 2017 om säkerheten i Europeiska kommissionens kommunikations- och informationssystem.
För att skydda dina personuppgifter har Cinea vidtagit ett antal tekniska och organisatoriska åtgärder. De tekniska åtgärderna går ut på att hantera säkerhetsrisker på nätet och risken för dataförlust, ändring av uppgifter eller obehörig åtkomst, med hänsyn till den risk som behandlingen innebär och de personuppgifter som behandlas. I de organisatoriska åtgärderna ingår att begränsa åtkomsten till personuppgifter till behöriga personer med ett legitimt behov av uppgifterna för att kunna utföra uppgiftsbehandlingen.
Personuppgiftsbiträdena (entreprenörer och deras underleverantörer) är bundna av en särskild avtalsklausul när de behandlar dina personuppgifter på den personuppgiftsansvariges vägnar. Bearbetningsföretagen har infört lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa den säkerhetsnivå som krävs.
Vissa evenemang kan anordnas med hjälp av it-tjänster som tillhandahålls av underleverantörer (t.ex. Cisco WebEx, TEAMS, Sli.do eller alternativa verktyg för att interagera med publiken), som kan samla in personuppgifter och ha mer specifika kakor och integritetspolicyer. Vi uppmanar dig att läsa deras meddelanden om skydd av personuppgifter.
Registreringen för evenemanget kan ske via webbplatsen för EU Survey eller andra alternativa verktyg. Läs mer om hur EU Survey behandlar personuppgifter på den här länken.
I tillämpliga fall omfattas de kakor som används av den tillsynsansvarige av kommissionens policy för kakor. Kakor lagras av Europa Analytics, den företagstjänst som mäter ändamålsenligheten och effektiviteten på EU-kommissionens webbplatser på Europa-domänen. Mer information finns på sidan om integritetspolicyn för Europa Analytics. Att möjliggöra dessa kakor är inte absolut nödvändigt och används endast för att säkerställa en bättre surfupplevelse. Kakaorelaterad information används inte för att identifiera de registrerade personligen och uppgifterna om mönster står helt under kommissionens kontroll. Dessa kakor används inte för något annat ändamål än webbläsningskvaliteten.
- Den rättsliga grunden för behandlingen är följande:
i enlighet med artikel 5.1 a i förordningen (behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse, inbegripet för Cineas förvaltning och funktion) och artikel 5.1 d i förordningen (den registrerades samtycke), särskilt följande:
- Rådets förordning (EG) nr 58/2003 av den 19 december 2002 om stadgar för de genomförandeorgan som ansvarar för vissa uppgifter som avser förvaltningen av EU-program.
- Förordning (EG) nr 1653/2004 av den 21 september 2004 med standardbudgetförordning för genomförandeorgan enligt rådets förordning (EG) nr 58/2003 av den 19 december 2002 om stadgar för de genomförandeorgan som ansvarar för vissa uppgifter som avser förvaltningen av gemenskapsprogram.
- Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2021/1139 av den 7 juli 2021 om Europeiska havs-, fiskeri- och vattenbruksfonden och om ändring av förordning (EU) 2017/1004.
- Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av förordning (EG) nr 966/2012.
- Kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/173 av den 12 februari 2021 om inrättande av Europeiska genomförandeorganet för klimat, infrastruktur och miljö, Europeiska genomförandeorganet för hälsofrågor och digitala frågor, Europeiska genomförandeorganet för forskning, genomförandeorganet för Europeiska innovationsrådet samt för små och medelstora företag, genomförandeorganet för Europeiska forskningsrådet och Europeiska genomförandeorganet för utbildning och kultur samt om upphävande av genomförandebesluten 2013/801/EU, 2013/771/EU, 2013/778/EU, 2013/779/EU, 2013/776/EU och 2013/770/EU.
- Kommissionens beslut C (2021) 947 av den 12 februari 2021 om delegering av befogenheter till Europeiska genomförandeorganet för klimat, infrastruktur och miljö för att det ska utföra uppgifter som hänger samman med genomförandet av unionsprogrammen inom forskning och innovation, fonden för ett sammanlänkat Europa, förnybar energi, miljö och klimat, miljö, natur och biologisk mångfald. övergång till koldioxidsnål teknik. samt sjöfart och fiske.
- Tidsgränserna för lagring av uppgifterna är följande:
Cinea sparar uppgifter i enlighet med kommissionens lagringsförteckning från 2022[1] (2 år för webbplatsrelaterad data- och kommunikationsverksamhet och 5 år för evenemang). Dina personuppgifter kommer att finnas kvar i databaserna för uppdragstagare och underleverantörer endast under den tid evenemanget pågår eller högst ett år efter det att det avslutats och raderas därefter.
Om användaren inte har loggat in ens en gång under de senaste 2 åren till den relevanta webbplatsen kommer användaren att få en e-postvarning om att hans eller hennes konto kommer att tas bort på grund av att det inte har använts med en anståndsperiod på 2 veckor. Om användaren inte svarar med ett positivt svar för att hålla kontot aktivt kommer uppgifterna att tas bort från webbplatsen.
- Kontaktuppgifter
Om du har frågor om insamlingen/behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta den registeransvariga på den e-postadress som anges ovan i avsnitt 1.
Du kan när som helst kontakta Cineas dataskyddsombud (CINEADPO@ec.europa.eu). Du har rätt att när som helst vända dig till Europeiska datatillsynsmannen (edps@edps.europa.eu).
[1] SEC (2022) 400 – ARES (2022) 8801492–19/12/2022