Privacybeleid Aquacultuur

Mededeling gegevensbescherming voor communicatie- en verspreidingsactiviteiten in het kader van het Europees Fonds voor maritieme zaken, visserij en aquacultuur (EFMZVA)

Overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van 23 oktober 2018 inzake gegevensbescherming (hierna “de verordening” genoemd) verzamelt het Europees Uitvoerend Agentschap klimaat, infrastructuur en milieu (hierna “Cinea” genoemd) uw persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is om het precieze doel van zijn taken te vervullen. 

1. De verwerkingsverantwoordelijke is Cinea: 

Het hoofd van de eenheid

Eenheid D.3 — Duurzame blauwe economie

Europees Uitvoerend Agentschap klimaat, infrastructuur en milieu — Cinea

W910 5/259

B-1049 Brussel

E-mail: CINEA-EMFAF-CONTRACTS@ec.europa.eu

2. Het doel van de verwerking is voor de verwerkingsverantwoordelijke en zijn contractant voor het Europees mechanisme voor bijstand bij aquacultuur NTT-gegevens (het gegevensbeschermingsbeleid van NTT-gegevens is beschikbaar op https://www.nttdata.com/global/en/privacy-statement) om het EFMZVA-programma (2021-2027) onder de aandacht te brengen van relevante doelgroepen door communicatie- en verspreidingsacties uit te voeren met — in voorkomend geval — de ondersteuning van contractanten die namens hem werken en als verwerkers optreden. Deze processen kunnen het volgende omvatten: 
   1. Opzetten en exploiteren van websites, gebruikersgidsen, contactformulieren, platforms of kaarten die de samenwerking en uitwisseling tussen partners, belanghebbenden, lidstaten en andere relevante spelers zullen vergemakkelijken (d.w.z.: online interactie, netwerken en zakelijke matchmaking tussen belanghebbenden, enz.); 
   2. Organisatie van fysieke en virtuele evenementen, gerichte workshops, conferenties, seminars, netwerkevenementen, opleidingen, kennisdeling, activiteiten in verband met het bijstandsmechanisme, prijzenprijzen enz.; 
   3. Raadplegingen of interviews met belanghebbenden in het kader van de contracten of studies in verband met het EFMZVA-programma via fysieke vergaderingen, online-enquêtes of vragenlijsten, telefonisch en/of per e-mail; 
   4. Productie en levering van visuele en audiovisuele inhoud, zoals promotievideo’s, factsheets, folders, brochures, publicaties, nieuwsbrieven, podcasts, blogs, roll-ups en ander promotiemateriaal dat wordt gebruikt voor communicatie- en verspreidingsactiviteiten; 
   5. Het samenstellen, onderhouden, ontwikkelen en beheren van databanken of registers in verschillende sectoren, zoals de duurzame blauwe economie en visserij, internationale oceaangovernance enz.; 
   6. Het identificeren en selecteren van projecten of kmo’s die prijzen en andere prijzen kunnen ontvangen; 
   7. Het inwinnen van standpunten van deskundigen en/of aanvullende en noodzakelijke informatie over een onderwerp dat relevant is voor de uitvoering van het EFMZVA-programma, waarvoor slechts zeer beperkte informatie beschikbaar is; 
   8. Gebruik van webgebaseerde instrumenten ter ondersteuning van het dagelijks beheer van bovengenoemde diensten door de Europese Commissie en de verwerkingsverantwoordelijke, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het verzamelen van gegevens voor rapportage en bedrijfsinformatie (onderzoek en marktanalyse, enz.), statistieken, het beheer van dashboards, databanken, kaarten enz. 

3. De betrokkenen waarop deze kennisgeving betrekking heeft, zijn: 
   1. De natuurlijke personen, zijnde de wettelijke vertegenwoordigers en/of de contactpersonen van de entiteiten die betrokken zijn bij de uitvoering van EFMZVA-acties (geselecteerde begunstigden, coördinatoren, gelieerde entiteiten, contractanten, subcontractanten enz.); 
   2. Het personeel van de Europese Commissie en de uitvoerende agentschappen die betrokken zijn bij het EFMZVA-programma; 
   3. Belanghebbenden die worden uitgenodigd om deel te nemen aan de evenementen, studies, communicatie en andere verspreidingsacties die in het kader van het EFMZVA-programma worden georganiseerd; 
   4. Bezoekers of gebruikers van websites/interactieve platforms of diensten van de EU in verband met het EFMZVA-programma. 
4. De categorieën persoonsgegevens die voor de verwerking worden verzameld en gebruikt, zijn: 
   1. Identificatiegegevens: voornaam, achternaam, positie/functie enz.; 
   2. Geboortedatum; nationaliteit; ID/Paspoortnummer (kan alleen worden aangevraagd als fysieke vergaderingen in de gebouwen van de Europese Commissie om veiligheidsredenen worden georganiseerd); voedselgerelateerde allergieën bij fysieke evenementen voor de catering; 
   3. Contactgegevens: telefoon, mobiel, e-mail, website, straatadres, postcode, land; omgaan met sociale media of accounts; 
   4. EU Login om toegang te krijgen tot bepaalde gebieden en functies van het Europa-domein dat wordt beheerd door Cinea en/of zijn contractanten; 
   5. Door de gebruiker aangemaakt profiel in het gebruikersbestand, indien van toepassing 
   6. Curriculum vitae van het personeel van de contractant of andere belanghebbenden (deskundigen, sprekers enz.) die betrokken zijn bij de projecten, opleidingen of de organisatie van evenementen (relevante ervaring, arbeidsverleden, opleiding, academische achtergrond, opleiding, persoonlijke vaardigheden, competenties, talen, technische vaardigheden, foto); 
   7. Antwoorden op interviews/enquêtevragen: 
      • Als u instemt met het verstrekken van contactgegevens voor potentiële ondervraagden, wordt die informatie met dezelfde mate van zorg en vertrouwelijkheid beheerd als uw eigen persoonsgegevens. Deze potentiële geïnterviewden zullen alleen aan deze oefening deelnemen als zij daar uitdrukkelijk mee instemmen. Indien deze personen weigeren deel te nemen aan de raadpleging, worden hun persoonsgegevens onmiddellijk gewist;
      • De verzamelde antwoorden op interviews/enquêtes worden op geanonimiseerde wijze gepresenteerd en/of als geaggregeerde gegevens in de verslagen, met inbegrip van de resultaten van interviews/enquêtes. Deze verslagen zijn openbaar, maar maken het niet mogelijk de gegevensbron te identificeren. Dit betekent dat u in geen van deze verslagen identificeerbaar bent en dat uw persoonsgegevens niet openbaar worden gemaakt. 

 Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering, en worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte. 

Daarnaast kunnen persoonsgegevens, die niet verplicht zijn voor de uitvoering van het project, worden verzameld voor communicatieactiviteiten: bijvoorbeeld: foto’s, webstreaming van evenementen of video, volledige of korte cv’s, maar alleen met voorafgaande toestemming van de betrokkene. 

5. Alle ontvangers zijn “need-to-know”. De ontvangers aan wie de persoonsgegevens zullen of kunnen worden verstrekt, zijn: 
   1. Cinea Services ’hun gemachtigde personeelsleden die belast zijn met het beheer van de projecten (subsidieovereenkomsten en -contracten) die in het kader van het EFMZVA-programma worden gefinancierd (zoals projectmedewerkers en -managers, financiële functionarissen, juridische functionarissen, auditors die belast zijn met audits enz.); 
   2. De gemachtigde personeelsleden van Cinea en de gemachtigde personeelsleden van hun subcontractanten die belast zijn met de uitvoering en het beheer van de taken of studies in het kader van ondertekende contracten in het kader van het EFMZVA-programma; 
   3. Externe deskundigen die gebonden zijn aan vertrouwelijkheidsclausules; 
   4. Relevant personeel van de diensten van de Commissie (bv. DG MARE, DG DIGIT voor het beheer van EU-ogIN in het kader van de dienst voor identiteitstoegangsbeheer van de Europese Commissie (IAMS) 2, enz.); 
   5. Personeel van de Commissie als leden van ad-hocbeoordelingscomités; 
   6. Leden van het publiek, maar alleen voor informatie waarvoor u vooraf toestemming hebt gegeven en die wordt gepubliceerd op de projectwebsites die worden beheerd door Cinea en zijn contractanten. 

Alleen personen die relevant zijn voor de uitvoering van de diensten, met inbegrip van geaccrediteerd personeel, kmo-begunstigden van de ondersteunende diensten, grote ondernemingen, investeerders en andere dienstverleners die door Cinea en de Europese Commissie zijn geselecteerd, kunnen zo nodig toegang hebben tot een beperkt deel van uw gegevens. 

In het geval van evaluaties of procedures kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan de interne verwerkingsverantwoordelijke, DPO enz. van Cinea. 

Daarnaast kunnen gegevens openbaar worden gemaakt aan overheidsinstanties, zoals de onderstaande, die overeenkomstig het Unierecht en het lidstatelijke recht niet als ontvanger kunnen worden beschouwd. De verwerking van die gegevens door die overheidsinstanties geschiedt in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingsregels overeenkomstig het doel van de verwerking: 

1. Organen die belast zijn met een toezichts- of inspectietaak in het kader van de toepassing van het recht van de Unie (bv. interne audit, IAS, Rekenkamer, enz.); 
2. Het Europees Hof van Justitie of een nationale rechter, alsmede de advocaten en gemachtigden van de partijen in het geval van een gerechtelijke procedure; 
3. OLAF in het geval van een onderzoek op grond van Verordening (EG) nr. 1073/1999; 
4. De Europese Ombudsman in het kader van de taken die hem bij artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie zijn toevertrouwd; 
5. De Europese toezichthouder voor gegevensbescherming overeenkomstig artikel 58 van Verordening (EG) nr. 2018/1725; 
6. Het Europees Openbaar Ministerie binnen het toepassingsgebied van artikel 4 van Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad van 12 oktober 2017 betreffende nauwere samenwerking bij de instelling van het Europees Openbaar Ministerie. 

De contractanten delen uw persoonsgegevens niet zonder uw uitdrukkelijke toestemming aan derden, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn. 

Het register betreffende de gegevensverwerking van IAMS is geregistreerd onder nummer DPR-EC-03187.1 in het openbaar register van de EC DPO.        Zie voor de privacyverklaring van IAMS:  https://webgate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html

6. Gebruik van IT-instrumenten van derden

Sommige evenementen of diensten kunnen betrekking hebben op het gebruik van instrumenten van derden, die persoonsgegevens kunnen verzamelen en hun eigen cookies en privacybeleid kunnen hebben. Zij mogen ook persoonsgegevens doorgeven buiten de EU en voldoen aan specifieke gegevensbeschermingsvoorwaarden, die buiten de controle van de verwerkingsverantwoordelijke kunnen vallen. Voor aanvullende informatie kunt u de volgende links raadplegen: 

• OpenStreetkaart; 
• YouTube; 
• Twitter; 
• Facebook;
• LinkedIn;
• Instagram. 

7. Rechten van betrokkenen

U hebt te allen tijde het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te wissen (“recht om te worden vergeten”). U hebt ook het recht bezwaar te maken tegen de verwerking of het verzoek om beperking van de verwerking. 

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór die intrekking. 

Afhankelijk van de onlinedienst waartoe u toegang hebt, kunt u: 

• Uw persoonlijke profiel te allen tijde online te raadplegen, te controleren, te wijzigen, bij te werken en te verwijderen; 
• Vraag de verwerkingsverantwoordelijke om uw account te verwijderen. 

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail met de gevraagde wijziging (en) te sturen naar de verwerkingsverantwoordelijke via de hierboven in punt 1 vermelde functionele mailbox. 

Webgebruikers kunnen echter wel de functie hebben om hun profiel op elk moment van de website te verwijderen. In dat geval worden hun gegevens uit de databank verwijderd en worden ze niet meer in het gebruikersbestand opgenomen. 

Om de consistentie van de platforms en de samenhang van de inhoud ervan te waarborgen, kunnen uw bijdragen en opmerkingen op de platforms worden bewaard, maar geanonimiseerd, zelfs als uw profiel uiteindelijk wordt verwijderd. 

In ieder geval worden uw gegevens dienovereenkomstig gewijzigd of verwijderd, en wel zo spoedig mogelijk (maximaal binnen 15 werkdagen). 

Deze rechten kunnen echter worden beperkt overeenkomstig Besluit SC (2020) 26 van het stuurcomité van 14 oktober 2020 (PB L 45 van 9.2.2021, blz. 80) betreffende interne regels betreffende de beperking van bepaalde rechten van betrokkenen in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Dit is bedoeld om de rechten van andere betrokkenen te waarborgen en de beginselen van gelijke behandeling van aanvragers en geheimhouding van de beraadslagingen te eerbiedigen. 

Om de betrokkenen al dan niet rechten te verlenen, zal Cinea elk individueel verzoek per geval beoordelen en de redenen opgeven die aan zijn besluit ten grondslag liggen, rekening houdend met het soort informatie waarover het beschikt en of uitzonderingen op de interne regels van toepassing zijn. 

De beperkingen blijven van toepassing zolang de redenen ervoor blijven bestaan, en kunnen worden opgeheven zodra deze redenen ophouden te bestaan en het beperkte recht geen negatieve gevolgen meer heeft voor de betrokken procedure of de rechten of vrijheden van andere betrokkenen. 

8. Hoe beschermt en beschermt Cinea uw gegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade gegevensreeksen enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie, Cinea of van haar contractanten (en eventueel hun subcontractanten). 

Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie. 

Om uw persoonsgegevens te beschermen, heeft Cinea een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen houden in dat het netwerk adequaat beveiligd is en uw gegevens beschermd worden tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang. Zij zijn afgestemd op de risico’s van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. Organisatorische maatregelen omvatten het beperken van de toegang tot de persoonsgegevens tot uitsluitend bevoegde personen, die deze kennis voor verwerkingsdoeleinden nodig hebben. 

De verwerkers (contractanten en hun subcontractanten) zijn gebonden aan een specifieke contractuele bepaling voor elke verwerking van uw persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkers hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om het vereiste beveiligingsniveau te waarborgen. 

Sommige evenementen kunnen worden georganiseerd met behulp van IT-diensten van onderaannemers (bv. Cisco WebEx, TEAMS, Sli.do of alternatieve instrumenten voor interactie met het publiek), die persoonsgegevens kunnen verzamelen en over specifiekere cookies en privacybeleid kunnen beschikken. Wij raden u aan hun privacyverklaring te lezen. 

De registratie voor het evenement kan plaatsvinden via de website van EU Survey of andere alternatieve instrumenten. Meer informatie over hoe EU Survey persoonsgegevens verwerkt, vindt u op deze link. 

In voorkomend geval vallen de cookies die door de verwerkingsverantwoordelijke worden gebruikt, onder het cookiebeleid van de Commissie. Cookies worden opgeslagen door Europa Analytics, de bedrijfsdienst die de doeltreffendheid en efficiëntie van de websites van de Europese Commissie op het Europa-domein meet. Meer informatie is te vinden op de pagina over het privacybeleid van Europa Analytics. Het gebruik van deze cookies is niet strikt noodzakelijk en wordt alleen gebruikt om te zorgen voor een betere browserervaring. Cooki-gerelateerde informatie wordt niet gebruikt om betrokkenen persoonlijk te identificeren en de patroongegevens vallen volledig onder de controle van de Commissie. Deze cookies worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan de browserkwaliteit. 

9. De rechtsgrond voor de verwerking is: 

overeenkomstig artikel 5, lid 1, onder a), van de verordening (de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang, onder meer voor het beheer en de werking van Cinea) en artikel 5, lid 1, onder d), van de verordening (toestemming van de betrokkene), met name:     

1. Verordening (EG) nr. 58/2003 van de Raad van 19 december 2002 tot vaststelling van het statuut van de uitvoerende agentschappen waaraan bepaalde taken voor het beheer van EU-programma’s worden gedelegeerd;
2. Verordening (EG) nr. 1653/2004 van 21 september 2004 houdende een model voor het financieel reglement van de uitvoerende agentschappen overeenkomstig Verordening (EG) nr. 58/2003 van de Raad van 19 december 2002 tot vaststelling van het statuut van de uitvoerende agentschappen waaraan bepaalde taken voor het beheer van communautaire programma’s worden gedelegeerd; 
3. Verordening (EU) 2021/1139 van het Europees Parlement en de Raad van 7 juli 2021 tot oprichting van het Europees Fonds voor maritieme zaken, visserij en aquacultuur en tot wijziging van Verordening (EU) 2017/1004; 
4. Verordening (EG) nr. 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 966/2012; 
5. Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/173 van de Commissie van 12 februari 2021 tot oprichting van het Europees Uitvoerend Agentschap klimaat, infrastructuur en milieu, het Europees Uitvoerend Agentschap voor gezondheid en digitaal beleid, het Europees Uitvoerend Agentschap onderzoek, het Europees Uitvoerend Agentschap Innovatieraad en het mkb, het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad en het Europees Uitvoerend Agentschap onderwijs en cultuur, en tot intrekking van Uitvoeringsbesluiten 2013/801/EU, 2013/771/EU, 2013/778/EU, 2013/779/EU, 2013/776/EU en 2013/770/EU; 
6. Besluit C (2021) 947 van de Commissie van 12 februari 2021 waarbij bevoegdheden aan het Europees Uitvoerend Agentschap voor klimaat, infrastructuur en milieu worden gedelegeerd met het oog op het verrichten van taken in verband met de tenuitvoerlegging van Unieprogramma’s op het gebied van vervoer- en energie-infrastructuur; onderzoek en innovatie inzake klimaat, energie en mobiliteit; milieu, natuur en biodiversiteit; overgang naar koolstofarme technologieën; en maritieme zaken en visserij. 

10. De termijnen voor het bewaren van de gegevens zijn als volgt: 

Cinea bewaart gegevens overeenkomstig de bewaringslijst 2022 van de Commissie[1] (2 jaar voor website-gerelateerde gegevens en communicatieactiviteiten en 5 jaar voor evenementen). Uw persoonsgegevens blijven in de databanken van contractanten en subcontractanten alleen voor de duur van het desbetreffende evenement of maximaal één jaar na de afsluiting ervan en worden daarna gewist. 

Als de gebruiker in de laatste 2 jaar niet eens heeft ingelogd op de desbetreffende website, krijgt de gebruiker een e-mail met een waarschuwing dat zijn account zal worden verwijderd vanwege het niet-gebruiken, met een respijtperiode van 2 weken. Als de gebruiker niet met een positief antwoord antwoordt om de account actief te houden, worden de gegevens van de website verwijderd. 

11. Adresgegevens 

Als u vragen hebt over de verzameling/verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke die verantwoordelijk is voor deze verwerking door gebruik te maken van het hierboven in punt 1 vermelde e-mailadres. 

U kunt te allen tijde contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Cinea (CINEADPO@ec.europa.eu). U heeft te allen tijde het recht de zaak voor te leggen aan de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu). 

[1] SEC (2022) 400 — ARES (2022) 8801492-19/12/2022