Oznámenie o ochrane údajov pre komunikačné a propagačné činnosti vykonávané v rámci programu Európskeho námorného, rybolovného a akvakultúrneho fondu (ENRAF)
V súlade s nariadením (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane údajov (ďalej len „nariadenie“) Európska výkonná agentúra pre klímu, infraštruktúru a životné prostredie (ďalej len „CINEA“) získava vaše osobné údaje len v rozsahu potrebnom na splnenie presného účelu súvisiaceho s jej úlohami.
- Prevádzkovateľom je CINEA:
Vedúci oddelenia
Oddelenie D.3 – Udržateľné modré hospodárstvo
Európska výkonná agentúra pre klímu, infraštruktúru a životné prostredie – CINEA
W910 5/259
B – 1049 Brusel
E-mail: CINEA-EMFAF-CONTRACTS@ec.europa.eu
- Účelom spracúvania je, aby prevádzkovateľ a jeho dodávateľ údajov NTT z európskeho mechanizmu pomoci v oblasti akvakultúry (Politika ochrany údajov NTT je k dispozícii na adrese https://www.nttdata.com/global/en/privacy-statement) propagoval program ENRAF (2021 – 2027) u príslušných cieľových skupín vykonávaním opatrení v oblasti komunikácie a šírenia informácií s prípadným podporou dodávateľov, ktorí pracujú v jeho mene a konajú ako sprostredkovatelia. Tieto procesy môžu zahŕňať:
- Zriadenie a prevádzka online webových sídel, adresárov používateľov, kontaktných formulárov, platforiem alebo máp, ktoré uľahčia spoluprácu a výmenu medzi partnermi, zainteresovanými stranami, členskými štátmi a inými relevantnými aktérmi (t. j.: online interakcia, vytváranie sietí a nadväzovanie kontaktov medzi zainteresovanými stranami atď.),
- Organizovanie fyzických a virtuálnych podujatí, cielených workshopov, konferencií, seminárov, podujatí zameraných na nadväzovanie kontaktov, odbornej prípravy, výmeny poznatkov, činností súvisiacich s mechanizmom pomoci, ocenení atď.,
- Konzultácie alebo rozhovory so zainteresovanými stranami v rámci zmlúv alebo štúdií týkajúcich sa programu ENRAF prostredníctvom fyzických stretnutí, online prieskumov alebo dotazníkov, telefónu a/alebo e-mailu;
- Výroba a dodávanie vizuálneho a audiovizuálneho obsahu, ako sú propagačné videá, informačné prehľady, letáky, brožúry, publikácie, informačné bulletiny, podcasty, blogy, kotúče a iné propagačné materiály používané na komunikačné a propagačné činnosti;
- Zostavovanie, udržiavanie, rozvoj a správa databáz alebo registrov v rôznych odvetviach, ako je udržateľné modré hospodárstvo a rybolov, medzinárodná správa oceánov atď.;
- Identifikácia a výber projektov alebo MSP, ktoré by mohli získať ocenenia a iné ceny;
- Získavanie názorov odborníkov a/alebo dodatočných a potrebných informácií o téme relevantnej z hľadiska vykonávania programu ENRAF, ak sú k dispozícii len veľmi obmedzené informácie;
- Využívanie webových nástrojov na podporu každodenného riadenia uvedených služieb Európskou komisiou a prevádzkovateľom, okrem iného vrátane zberu údajov na účely podávania správ a podnikových spravodajských informácií (výskum a analýza trhu atď.), štatistík, správy prehľadov, databáz, máp atď.,
- Dotknuté osoby, ktorých sa týka toto oznámenie, sú:
- Fyzické osoby, ktoré sú právnymi zástupcami a/alebo kontaktnými osobami subjektov zapojených do vykonávania akcií programu ENRAF (vybraní prijímatelia, koordinátori, prepojené subjekty, dodávatelia, subdodávatelia atď.);
- Zamestnancov Európskej komisie a výkonných agentúr zapojených do programu ENRAF;
- Zainteresované strany vyzvané, aby sa zúčastnili na podujatiach, štúdiách, komunikácii a iných akciách zameraných na šírenie informácií organizovaných v rámci programu ENRAF;
- Návštevníci alebo používatelia webových sídel EÚ/interaktívnych platforiem alebo služieb súvisiacich s programom ENRAF.
- Kategórie osobných údajov zhromažďovaných a používaných pri spracovateľských operáciách sú:
- Identifikačné údaje: meno, priezvisko, funkcia/funkcia atď.;
- Dátum narodenia; štátna príslušnosť; Identifikačné číslo/číslo pasu (môže sa požadovať len vtedy, ak sa z bezpečnostných dôvodov organizujú fyzické stretnutia v budovách Európskej komisie), alergií súvisiacich s potravinami v prípade fyzických udalostí pre stravovanie;
- Kontaktné údaje: telefón, mobil, e-mail, webové sídlo, adresa ulice, poštové smerovacie číslo, krajina; sociálne médiá spracovávajú alebo vedú účty;
- EU Login na prístup k určitým oblastiam a funkciám domény Europa spravovanej agentúrou CINEA a/alebo jej dodávateľmi;
- Profil vytvorený používateľom v adresári používateľov, ak je to vhodné
- Životopisy zamestnancov dodávateľov alebo iných zainteresovaných strán (odborníkov, rečníkov atď.) zapojených do projektov, odbornej prípravy alebo organizácie podujatí (príslušné skúsenosti, história zamestnania, vzdelanie, akademické vzdelanie, odborná príprava, osobné zručnosti, kompetencie, jazyky, technické zručnosti, fotografia);
- Odpovede na otázky súvisiace s pohovorom/prieskumom:
- Ak súhlasíte s poskytnutím kontaktných údajov potenciálnym účastníkom pohovoru, tieto informácie sa budú spravovať s rovnakou úrovňou starostlivosti a dôvernosti ako vaše osobné údaje. Títo potenciálni respondenti sa na tomto cvičení zúčastnia len vtedy, ak s tým výslovne súhlasia. Ak sa tieto osoby odmietnu zúčastniť na konzultácii, ich osobné údaje sa okamžite vymažú;
- Zhromaždené odpovede na rozhovory/prieskumy budú prezentované anonymizovaným spôsobom a/alebo ako súhrnné údaje v správach vrátane výsledkov pohovoru/prieskumu. Tieto správy budú verejne dostupné, ale neumožnia identifikáciu zdroja údajov. To znamená, že v žiadnej z týchto správ nebudete identifikovateľní a vaše osobné údaje sa nezverejnia.
Osobné údaje sa nebudú používať na automatizované rozhodovanie vrátane profilovania a nebudú sa prenášať mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.
Okrem toho sa osobné údaje, ktoré nie sú povinné na účely realizácie projektu, môžu zbierať na komunikačné činnosti: napr.: fotografie, internetové vysielanie podujatí alebo video, úplné alebo krátke životopisy, ale len s predchádzajúcim súhlasom dotknutej osoby.
- Všetci príjemcovia podliehajú zásade „need-to-know“. Príjemcami, ktorým sa osobné údaje poskytnú alebo by mohli byť poskytnuté, sú:
- Služby agentúry CINEA a ich oprávnení zamestnanci zodpovední za riadenie projektov (dohody o grante a zmluvy) financovaných v rámci programu ENRAF (ako sú projektoví úradníci a manažéri, finanční úradníci, právni úradníci, audítori zodpovední za audit atď.);
- Oprávnení zamestnanci dodávateľa agentúry CINEA a oprávnení zamestnanci jeho subdodávateľov zodpovední za vykonávanie a riadenie úloh alebo štúdií v rámci podpísaných zmlúv v rámci programu ENRAF;
- Externí experti viazaní doložkami o dôvernosti;
- Príslušní zamestnanci útvarov EK (napr. GR MARE, GR DIGIT na riadenie EU ogIN ako súčasť služby EK pre správu prístupu k identite (IAMS)2 atď.);
- Zamestnanci Komisie ako členovia výborov ad hoc a revíznych výborov;
- Verejnosť, ale len v prípade informácií, s ktorými ste vopred súhlasili a ktoré sú uverejnené na webových stránkach projektu spravovaných agentúrou CINEA a jej dodávateľmi.
Prístup k obmedzenému pododdielu vašich údajov môžu mať v prípade potreby len osoby relevantné z hľadiska poskytovania služieb vrátane akreditovaných zamestnancov, prijímateľov z radov MSP v rámci asistenčných služieb, veľké podniky, investori a iní poskytovatelia služieb vybraní agentúrou CINEA a Európskou komisiou.
V prípade preskúmaní, konaní sa osobné údaje môžu poskytnúť internému prevádzkovateľovi agentúry CINEA, zodpovednej osobe atď.
Okrem toho sa údaje môžu sprístupniť verejným orgánom, ako sú napríklad nižšie uvedené orgány, ktoré sa nemôžu považovať za príjemcu v súlade s právom Únie a právom členského štátu. Spracúvanie týchto údajov týmito orgánmi verejnej moci musí byť v súlade s platnými pravidlami ochrany údajov podľa účelu spracúvania:
- Subjekty zodpovedné za monitorovaciu alebo kontrolnú úlohu pri uplatňovaní práva Únie (napr. vnútorný audit, IAS, Dvor audítorov atď.);
- Súdny dvor Európskej únie alebo vnútroštátny sudca, ako aj advokáti a splnomocnení zástupcovia účastníkov konania v prípade súdneho konania;
- OLAF v prípade vyšetrovania vedeného na základe nariadenia (ES) č. 1073/1999;
- Európsky ombudsman v rámci úloh, ktoré mu boli zverené článkom 228 Zmluvy o fungovaní Európskej únie;
- Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov v súlade s článkom 58 nariadenia (EÚ) 2018/1725;
- Európska prokuratúra v rozsahu pôsobnosti článku 4 nariadenia Rady (EÚ) 2017/1939 z 12. októbra 2017, ktorým sa vykonáva posilnená spolupráca na účely zriadenia Európskej prokuratúry.
Dodávatelia nebudú poskytovať vaše osobné údaje tretím stranám bez Vášho výslovného súhlasu s výnimkou prípadov, keď sa to od nás môže vyžadovať na základe zákona.
Záznam týkajúci sa spracovania údajov IAMS je zaregistrovaný pod číslom DPR-EC-03187.1 vo verejnom registri zodpovednej osoby EK. Vyhlásenie IAMS o ochrane osobných údajov nájdete na: https://webgate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html
- Používanie IT nástrojov tretích strán
Niektoré podujatia alebo služby sa môžu týkať používania nástrojov tretích strán, ktoré môžu zhromažďovať osobné údaje a mať vlastné súbory cookie a zásady ochrany súkromia. Môžu tiež prenášať osobné údaje mimo EÚ a dodržiavať osobitné podmienky ochrany údajov, ktoré môžu byť mimo kontroly prevádzkovateľa. Ďalšie informácie nájdete na týchto odkazoch:
- Práva dotknutých osôb
Máte právo na prístup k vašim osobným údajom, ich opravu, vymazanie („právo byť zabudnutý“). Takisto máte právo namietať proti spracúvaniu alebo žiadosti o obmedzenie spracúvania.
Ak je spracúvanie založené na vašom súhlase, máte právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania pred takýmto odvolaním.
V závislosti od online služby, ku ktorej máte prístup, môžete buď:
- Kedykoľvek získať prístup k svojmu osobnému profilu, skontrolovať ho, upraviť, aktualizovať a vymazať na internete,
- Požiadajte prevádzkovateľa údajov o odstránenie vášho účtu.
Svoje práva si môžete uplatniť zaslaním e-mailu s požadovanými zmenami prevádzkovateľovi prostredníctvom funkčnej e-mailovej schránky uvedenej v oddiele 1.
Používatelia webových stránok však môžu mať funkciu na odstránenie svojho profilu z webového sídla kedykoľvek, keď chcú. V takom prípade sa ich údaje odstránia z databázy a už sa nebudú objavovať v adresári používateľov.
S cieľom zabezpečiť konzistentnosť platforiem a súdržnosť ich obsahu sa vaše príspevky a pripomienky môžu uchovávať na platformách, ale anonymizovať, a to aj v prípade prípadného odstránenia vášho profilu.
Vaše údaje sa v každom prípade zodpovedajúcim spôsobom upravia alebo odstránia, a to čo najskôr (maximálne do 15 pracovných dní).
Tieto práva však môžu byť obmedzené v súlade s rozhodnutím riadiaceho výboru SC(2020) 26 zo 14. októbra 2020 (Ú. v. EÚ L 45, 9.2.2021, s. 80) o vnútorných pravidlách týkajúcich sa obmedzení určitých práv dotknutých osôb v súvislosti so spracúvaním osobných údajov. Cieľom je chrániť práva ostatných dotknutých osôb a dodržiavať zásady rovnakého zaobchádzania so žiadateľmi a mlčanlivosti pri rokovaniach.
S cieľom udeliť alebo neudeliť práva dotknutých osôb agentúra CINEA vykoná individuálne posúdenie každej jednotlivej žiadosti a uvedie dôvody svojho rozhodnutia, pričom zohľadní druh uchovávaných informácií a to, či sa uplatňujú akékoľvek výnimky z interných pravidiel.
Obmedzenia sa budú naďalej uplatňovať dovtedy, kým existujú dôvody, ktoré ich opodstatňujú, a môžu sa zrušiť, ak tieto dôvody už neexistujú, ak by presadzovanie obmedzeného práva už nemalo negatívny vplyv na príslušný postup alebo nepriaznivo neovplyvnilo práva alebo slobody dotknutých osôb.
8. Ako agentúra CINEA chráni a chráni vaše údaje?
Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahraté súbory údajov atď.) sú uložené na serveroch Európskej komisie, agentúry CINEA alebo jej dodávateľov (a prípadne ich subdodávateľov).
Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.
V záujme ochrany vašich osobných údajov zaviedla agentúra CINEA niekoľko technických a organizačných opatrení. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tohto spracovania.
Sprostredkovatelia (dodávatelia a ich subdodávatelia) sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou o všetkých operáciách spracúvania vašich osobných údajov v mene prevádzkovateľa. Spracovatelia zaviedli primerané technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie požadovanej úrovne bezpečnosti.
Niektoré podujatia sa môžu konať s využitím IT služieb poskytovaných subdodávateľmi (napr. Cisco WebEx, TEAMS,Sli.do alebo alternatívne nástroje na interakciu s publikom), ktoré môžu zhromažďovať osobné údaje a mať konkrétnejšie súbory cookie a podmienky ochrany súkromia. Odporúčame vám, aby ste si prečítali svoje vyhlásenia o ochrane osobných údajov.
Registrácia na podujatie sa môže uskutočniť prostredníctvom webového sídla EU Survey alebo iných alternatívnych nástrojov. Informácie o tom, ako EU Survey spracúva osobné údaje, nájdete na tomto odkaze.
V prípade potreby sa na súbory cookie, ktoré používa prevádzkovateľ, vzťahuje politika Komisie týkajúca sa súborov cookie. Súbory cookie ukladá služba Europa Analytics, ktorá meria účinnosť a efektívnosť webových stránok Európskej komisie v doméne Europa. Ďalšie informácie sú k dispozícii na stránke Europa Analytics o ochrane osobných údajov. Umožnenie používania týchto súborov cookie nie je nevyhnutne potrebné a používa sa len na zabezpečenie lepšieho zážitku pri prehliadaní. Informácie týkajúce sa súborov cookie sa nepoužívajú na osobnú identifikáciu dotknutých osôb a vzorové údaje sú plne pod kontrolou Komisie. Tieto súbory cookie sa nepoužívajú na žiadny iný účel ako na kvalitu prehliadania.
- Právnym základom spracúvania sú:
v súlade s článkom 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (spracúvanie je nevyhnutné na plnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme vrátane riadenia a fungovania agentúry CINEA) a článku 5 ods. 1 písm. d) nariadenia (súhlas dotknutej osoby), najmä:
- Nariadenie Rady č. 58/2003 z 19. decembra 2002, ktoré stanovuje štatút výkonných agentúr, ktorým majú byť zverené niektoré úlohy v rámci riadenia programov EÚ,
- Nariadenie (ES) č. 1653/2004 z 21. septembra 2004, ktorým sa na základe nariadenia Rady (ES) č. 58/2003 z 19. decembra 2002, ktoré stanovuje štatút výkonných orgánov, ktorým majú byť zverené niektoré úlohy v rámci riadenia programu Spoločenstva, stanovuje vzorové finančné nariadenie pre výkonné agentúry,
- Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2021/1139 zo 7. júla 2021, ktorým sa zriaďuje Európsky námorný, rybolovný a akvakultúrny fond a ktorým sa mení nariadenie (EÚ) 2017/1004;
- Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady 2018/1046 z 18. júla 2018 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie, a zrušení nariadenia č. 966/2012,
- Vykonávacie rozhodnutie Komisie (EÚ) 2021/173 z 12. februára 2021, ktorým sa zriaďuje Európska výkonná agentúra pre klímu, infraštruktúru a životné prostredie, Európska výkonná agentúra pre zdravie a digitalizáciu, Európska výkonná agentúra pre výskum, Výkonná agentúra pre Európsku radu pre inováciu a MSP, Výkonná agentúra Európskej rady pre výskum a Európska výkonná agentúra pre vzdelávanie a kultúru a ktorým sa zrušujú vykonávacie rozhodnutia 2013/801/EÚ, 2013/771/EÚ, 2013/778/EÚ, 2013/779/EÚ, 2013/776/EÚ a 2013/770/EÚ;
- Rozhodnutie Komisie C(2021) 947 z 12. februára 2021, ktorým sa delegujú právomoci na Európsku výkonnú agentúru pre klímu, infraštruktúru a životné prostredie s cieľom vykonávať úlohy spojené s vykonávaním programov Únie v oblasti dopravy a energetickej infraštruktúry; výskumu a inovácie v oblasti klímy, energetiky a mobility; životného prostredia, prírody a biodiverzity; prechod na nízkouhlíkové technológie; a námorníctva a rybného hospodárstva.
- Lehoty na uchovávanie údajov sú tieto:
Agentúra CINEA uchováva údaje v súlade so zoznamom uchovávania údajov a komunikačných činností Komisie z roku 2022[1] (2 roky v prípade údajov a komunikačných činností súvisiacich s webovým sídlom a 5 rokov v prípade podujatí). Vaše osobné údaje zostanú v databázach dodávateľov a subdodávateľov len počas trvania príslušného podujatia alebo maximálne jeden rok po jeho ukončení a následne sa vymažú.
Ak sa používateľ ani raz za posledné dva roky neprihlásil na príslušnú webovú stránku, dostane e-mail s upozornením, že jeho účet bude odstránený z dôvodu nepoužívania s tolerančným obdobím 2 týždne. Ak používateľ neodpovie kladnou odpoveďou, aby bol účet aktívny, údaje sa z webového sídla odstránia.
- Kontaktné informácie
V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa získavania/spracovávania vašich osobných údajov sa môžete obrátiť na prevádzkovateľa, ktorý je zodpovedný za túto spracovateľskú činnosť, a to prostredníctvom e-mailovej adresy uvedenej v oddiele 1.
Kedykoľvek sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu agentúry CINEA (CINEADPO@ec.europa.eu). Máte právo kedykoľvek sa obrátiť na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (edps@edps.europa.eu).
[1] SEK(2022) 400 – ARES (2022)8801492 – 19/12/2022