Informativa sulla protezione dei dati per le attività di comunicazione e diffusione realizzate nell'ambito del programma del Fondo europeo per gli affari marittimi, la pesca e l'acquacoltura (FEAMPA)
A norma del regolamento (UE) 2018/1725, del 23 ottobre 2018, sulla protezione dei dati (di seguito "il regolamento"), l'Agenzia esecutiva europea per il clima, l'infrastruttura e l'ambiente (di seguito "CINEA") raccoglie i dati personali solo nella misura necessaria a conseguire la finalità specifica connessa ai suoi compiti.
- Il titolare del trattamento è la CINEA:
Il Capo unità
Unità D.3 — Economia blu sostenibile
Agenzia esecutiva europea per il clima, l'infrastruttura e l'ambiente — CINEA
W910 5/259
B-1049 Bruxelles
E-mail: CINEA-EMFAF-CONTRACTS@ec.europa.eu
- La finalità del trattamento è che il titolare del trattamento e il suo contraente per il meccanismo europeo di assistenza per l'acquacoltura NTT Data (la politica in materia di protezione dei dati dell'NTT Data è disponibile qui https://www.nttdata.com/global/en/privacy-statement) promuova il programma FEAMPA (2021-2027) presso i pertinenti destinatari effettuando azioni di comunicazione e diffusione con, se del caso, il sostegno di contraenti che lavorano per suo conto e che agiscono in qualità di responsabili del trattamento. Tali processi possono comprendere:
- Creazione e gestione di siti web online, elenchi degli utenti, moduli di contatto, piattaforme o mappe che faciliteranno la cooperazione e lo scambio tra partner, portatori di interessi, Stati membri e altri attori pertinenti (ossia: interazione online, creazione di reti e incontro tra imprese tra le parti interessate, ecc.);
- Organizzazione di eventi fisici e virtuali, workshop mirati, conferenze, seminari, eventi di rete, formazioni, condivisione delle conoscenze, attività connesse al meccanismo di assistenza, premi, ecc.;
- Consultazioni o colloqui con i portatori di interessi nell'ambito dei contratti o degli studi relativi al programma FEAMPA mediante riunioni fisiche, sondaggi online o questionari, per telefono e/o per posta elettronica;
- Produzione e fornitura di contenuti visivi e audiovisivi quali video promozionali, schede informative, opuscoli, opuscoli, pubblicazioni, newsletter, podcast, blog, roll-up e altro materiale promozionale utilizzato per le attività di comunicazione e diffusione;
- La compilazione, la manutenzione, lo sviluppo e la gestione delle banche dati o dei registri in diversi settori, quali l'economia blu sostenibile e la pesca, la governance internazionale degli oceani, ecc.;
- Individuare e selezionare i progetti o le PMI che potrebbero ricevere premi e altri premi;
- Ottenere pareri di esperti e/o informazioni supplementari e necessarie su un argomento pertinente per l'attuazione del programma FEAMPA laddove siano disponibili solo informazioni molto limitate;
- Utilizzo di strumenti basati sul web a sostegno della gestione quotidiana dei suddetti servizi da parte della Commissione europea e del titolare del trattamento, tra cui, ma non solo, la raccolta di dati per la comunicazione e l'intelligence aziendale (ricerca e analisi di mercato, ecc.), le statistiche, la gestione di pannelli di controllo, banche dati, mappe, ecc.
- Gli interessati interessati dalla presente comunicazione sono:
- Le persone fisiche, che sono i rappresentanti legali e/o le persone di contatto delle entità coinvolte nell'attuazione delle azioni del programma FEAMPA (beneficiari selezionati, coordinatori, entità affiliate, contraenti, subappaltatori, ecc.);
- Il personale della Commissione europea e delle agenzie esecutive che partecipano al programma FEAMPA;
- Portatori di interessi invitati a partecipare a eventi, studi, comunicazioni e altre azioni di divulgazione organizzati nell'ambito del programma FEAMPA;
- Visitatori o utenti di siti web/piattaforme interattive dell'UE o servizi relativi al programma FEAMPA.
- Le categorie di dati personali raccolti e utilizzati per le operazioni di trattamento sono:
- Dati identificativi: nome, cognome, funzione/funzione, ecc.;
- Data di nascita; nazionalità; ID/numero di passaporto (possono essere richiesti solo se le riunioni in presenza negli edifici della Commissione europea sono organizzate per motivi di sicurezza); allergie connesse agli alimenti in caso di eventi fisici per la ristorazione;
- Recapiti: telefono, cellulare, indirizzo di posta elettronica, sito web, via, codice postale, paese; i social media gestiscono o account;
- EU Login per accedere a determinate aree e funzionalità del dominio Europa gestito dalla CINEA e/o dai suoi contraenti;
- Profilo creato dall'utente nell'elenco degli utenti, se del caso
- Curriculum vitae del personale dei contraenti o di altri portatori di interessi (esperti, relatori, ecc.) coinvolti nei progetti, nelle formazioni o nell'organizzazione di eventi (esperienza pertinente, esperienza professionale, istruzione, formazione accademica, formazione, abilità personali, competenze, lingue, capacità tecniche, foto);
- Risposte alle domande dell'intervista/dell'indagine:
- Se accetti di fornire le informazioni di contatto per i potenziali intervistati, tali informazioni saranno gestite con lo stesso livello di cura e riservatezza dei dati personali. Questi potenziali intervistati parteciperanno a questo esercizio solo se vi acconsentono esplicitamente. Se tali persone rifiutano di partecipare alla consultazione, i loro dati personali saranno immediatamente cancellati;
- Le risposte raccolte alle interviste/indagini saranno presentate in forma anonima e/o come dati aggregati nelle relazioni, compresi i risultati delle interviste/indagini. Tali relazioni saranno accessibili al pubblico, ma non consentiranno l'identificazione della fonte dei dati. Ciò significa che non sarete identificabili in nessuna di queste segnalazioni e che i Suoi dati personali non saranno resi pubblici.
I dati personali non saranno utilizzati per un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, e non saranno trasferiti al di fuori dello Spazio economico europeo.
Inoltre, i dati personali, che non sono obbligatori ai fini dell'attuazione del progetto, possono essere raccolti per le attività di comunicazione: ad esempio: immagini, streaming web di eventi o video, CV completi o brevi, ma solo previo consenso dell'interessato.
- Tutti i destinatari sono in base al principio della "necessità di sapere". I destinatari ai quali i dati personali saranno o potrebbero essere comunicati sono:
- I servizi della CINEA &uot; il personale autorizzato incaricato della gestione dei progetti (convenzioni di sovvenzione e contratti) finanziati nell'ambito del programma FEAMPA (quali responsabili di progetto e dirigenti, responsabili finanziari, giuristi, revisori incaricati dell'audit, ecc.);
- Il personale autorizzato del contraente della CINEA e il personale autorizzato dei suoi subappaltatori, incaricato di eseguire e gestire i compiti o gli studi nel quadro dei contratti firmati nell'ambito del programma FEAMPA;
- Esperti esterni vincolati da clausole di riservatezza;
- Personale competente dei servizi della Commissione (ad esempio DG MARE, DG DIGIT per gestire EU ogIN nell'ambito del servizio di gestione dell'accesso all'identità della Commissione (IAMS) 2, ecc.);
- Personale della Commissione in qualità di membri dei comitati ad hoc per il riesame;
- I membri del pubblico, ma solo per le informazioni per le quali avete dato il consenso preventivo e che sono pubblicate sui siti web del progetto, gestiti dalla CINEA e dai suoi contraenti.
Solo le persone pertinenti per la prestazione dei servizi, tra cui il personale accreditato, le PMI beneficiarie dei servizi di assistenza, le grandi imprese, gli investitori e altri fornitori di servizi selezionati dalla CINEA e dalla Commissione europea, possono avere accesso a una sottosezione limitata dei dati, se necessario.
In caso di riesame, i procedimenti, i dati personali possono essere forniti al controllore interno della CINEA, al responsabile della protezione dei dati, ecc.
Inoltre, i dati possono essere comunicati alle autorità pubbliche, come ad esempio quelle indicate di seguito, che non possono essere considerate destinatari ai sensi del diritto dell'Unione e degli Stati membri. Il trattamento di tali dati da parte di tali autorità pubbliche è conforme alle norme applicabili in materia di protezione dei dati in funzione della finalità del trattamento:
- Organismi incaricati del monitoraggio o dell'ispezione in applicazione del diritto dell'Unione (ad esempio audit interno, IAS, Corte dei conti, ecc.);
- La Corte di giustizia dell'Unione europea o un giudice nazionale, nonché gli avvocati e gli agenti delle parti in caso di procedimento giudiziario;
- OLAF in caso di indagine condotta in applicazione del regolamento (CE) n. 1073/1999;
- Il Mediatore europeo nell'ambito dei compiti affidatigli dall'articolo 228 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea;
- Il garante europeo della protezione dei dati conformemente all'articolo 58 del regolamento (CE) n. 2018/1725;
- La Procura europea nell'ambito di applicazione dell'articolo 4 del regolamento (UE) 2017/1939 del Consiglio, del 12 ottobre 2017, relativo all'attuazione di una cooperazione rafforzata sull'istituzione della Procura europea.
I contraenti non condivideranno i dati personali con terzi senza il Suo consenso esplicito, salvo nei casi in cui la legge lo richieda.
Il registro relativo al trattamento dei dati IAMS è registrato con il numero † -EC-03187.1 nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati della Commissione. Per l'informativa sulla privacy IAMS si veda: https://webgate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html
- Uso di strumenti informatici di terzi
Alcuni eventi o servizi possono riferirsi all'uso di strumenti di terzi, che possono raccogliere dati personali e disporre di propri cookie e politiche in materia di privacy. Possono anche trasferire dati personali al di fuori dell'UE e rispettare specifiche condizioni di protezione dei dati, che possono sfuggire al controllo del titolare del trattamento. Per ulteriori informazioni è possibile consultare i seguenti link:
- Diritti degli interessati
In qualsiasi momento hai il diritto di accedere, rettificare e cancellare ("diritto all'oblio") i tuoi dati personali. Hai anche il diritto di opporsi al trattamento o alla richiesta di limitazione del trattamento.
Quando il trattamento si basa sul tuo consenso, hai il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento prima di tale revoca.
A seconda del servizio online cui si accede, è possibile:
- Accedere, verificare, modificare, aggiornare e cancellare il tuo profilo personale online in qualsiasi momento;
- Chiedere al titolare del trattamento la rimozione del tuo account.
È possibile esercitare i propri diritti inviando al titolare del trattamento un'e-mail con le modifiche richieste tramite la casella funzionale di posta elettronica indicata nella sezione 1.
Tuttavia, gli utenti del web possono disporre della funzionalità per rimuovere il loro profilo dal sito web in qualsiasi momento lo desiderino. In tal caso, i loro dati saranno rimossi dalla banca dati e non figureranno più nell'elenco degli utenti.
Per garantire la coerenza delle piattaforme e dei loro contenuti, i contributi e i commenti possono essere conservati sulle piattaforme ma resi anonimi, anche in caso di eventuale rimozione del tuo profilo.
In ogni caso, i dati saranno modificati o rimossi di conseguenza e non appena possibile (al massimo entro 15 giorni lavorativi).
Tuttavia, tali diritti possono essere limitati in linea con la decisione SC (2020) 26 del comitato direttivo, del 14 ottobre 2020 (GUUE L 45 del 9.2.2021, pag. 80) sulle norme interne relative alle limitazioni di determinati diritti degli interessati in relazione al trattamento dei dati personali. Ciò al fine di salvaguardare i diritti degli altri interessati e rispettare i principi della parità di trattamento tra i richiedenti e della segretezza delle deliberazioni.
Al fine di concedere o meno i diritti degli interessati, la CINEA effettuerà una valutazione caso per caso di ogni singola richiesta e indicherà i motivi alla base della sua decisione, considerando il tipo di informazioni detenute e l'eventuale applicabilità di eventuali eccezioni alle norme interne.
Le limitazioni continueranno ad applicarsi finché i motivi che le giustificano restano applicabili e possono essere revocate se tali motivi non sono più applicabili, se l'esercizio del diritto limitato non incide più negativamente sulla procedura applicabile o lede i diritti o le libertà degli interessati.
8. In che modo la CINEA protegge e salvaguarda i tuoi dati?
Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati, ecc.) sono conservati sui server della Commissione europea, della CINEA o dei suoi contraenti (ed eventualmente sui loro subappaltatori).
Tutti i trattamenti sono effettuati in conformità della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.
Al fine di proteggere i dati personali, la CINEA ha messo in atto una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono l'accesso ai dati personali limitato esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.
I responsabili del trattamento (contraenti e loro subappaltatori) sono vincolati da una specifica clausola contrattuale per tutte le operazioni di trattamento dei dati personali effettuate per conto del titolare del trattamento. I responsabili del trattamento hanno messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire il livello di sicurezza richiesto.
Alcuni eventi possono svolgersi utilizzando servizi informatici forniti da subappaltatori (ad esempio Cisco WebEx, TEAMS, Sli.do o strumenti alternativi per interagire con il pubblico), che possono raccogliere dati personali e disporre di cookie e politiche in materia di privacy più specifici. Ti invitiamo a leggere le loro informative sulla privacy.
La registrazione dell'evento può avvenire tramite il sito web EU Survey o altri strumenti alternativi. Per informazioni sulle modalità di trattamento dei dati personali da parte di EU Survey, consultare questo link.
Se del caso, i cookie utilizzati dal controllore sono coperti dalla politica della Commissione in materia di cookie. I cookie sono conservati da Europa Analytics, il servizio istituzionale che misura l'efficacia e l'efficienza dei siti web della Commissione europea sul dominio Europa. Maggiori informazioni sono disponibili sulla pagina informativa sulla privacy di Europa Analytics. Consentire questi cookie non è strettamente necessario ed è utilizzato solo per garantire una migliore esperienza di navigazione. Le informazioni relative ai cookie non sono utilizzate per identificare personalmente gli interessati e i dati relativi al modello sono interamente sotto il controllo della Commissione. Questi cookie non sono utilizzati per scopi diversi dalla qualità della navigazione.
- La base giuridica del trattamento è la seguente:
a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico, anche per la gestione e il funzionamento della CINEA) e dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera d), del regolamento (consenso dell'interessato), in particolare:
- Regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio, del 19 dicembre 2002, che stabilisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate dello svolgimento di alcuni compiti relativi alla gestione dei programmi dell'UE;
- Regolamento (CE) n. 1653/2004, del 21 settembre 2004, recante il regolamento finanziario tipo delle agenzie esecutive in applicazione del regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio, del 19 dicembre 2002, che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate dello svolgimento di alcuni compiti relativi alla gestione di programmi comunitari;
- Regolamento (UE) 2021/1139 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 7 luglio 2021, che istituisce il Fondo europeo per gli affari marittimi, la pesca e l'acquacoltura e che modifica il regolamento (UE) 2017/1004;
- Regolamento (UE) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione, che abroga il regolamento (UE) n. 966/2012;
- Decisione di esecuzione (UE) 2021/173 della Commissione, del 12 febbraio 2021, che istituisce l'Agenzia esecutiva europea per il clima, l'infrastruttura e l'ambiente, l'Agenzia esecutiva europea per la salute e il digitale, l'Agenzia esecutiva europea per la ricerca, l'Agenzia esecutiva del Consiglio europeo per l'innovazione e delle PMI, l'Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca e l'Agenzia esecutiva europea per l'istruzione e la cultura e abroga le decisioni di esecuzione 2013/801/UE, 2013/771/UE, 2013/778/UE, 2013/779/UE, 2013/776/UE e 2013/770/UE;
- Decisione C (2021) 947 della Commissione, del 12 febbraio 2021, che delega poteri all'Agenzia esecutiva per il clima, le infrastrutture e l'ambiente ai fini dell'esecuzione dei compiti connessi all'attuazione dei programmi dell'Unione nel settore delle infrastrutture dei trasporti e dell'energia, ricerca e innovazione in materia di clima, energia e mobilità; ambiente, natura e biodiversità; transizione verso tecnologie a basse emissioni di carbonio; il settore marittimo e quello della pesca.
- I termini per la conservazione dei dati sono i seguenti:
La CINEA conserva i dati conformemente all'elenco di conservazione 2022 della Commissione[1] (2 anni per i dati relativi al sito web e le attività di comunicazione e 5 anni per gli eventi). I dati personali rimarranno nelle banche dati dei contraenti e dei subappaltatori solo per la durata dell'evento in questione o al massimo un anno dopo la sua chiusura e saranno successivamente cancellati.
Se non ha effettuato l'accesso al sito web pertinente anche una volta negli ultimi 2 anni, l'utente riceverà un messaggio di posta elettronica in cui avverte che il suo account sarà rimosso a causa del mancato utilizzo con un periodo di grazia di 2 settimane. Se l'utente non risponde con una risposta positiva per mantenere attivo l'account, i dati saranno rimossi dal sito web.
- Recapiti
Per qualsiasi domanda in merito alla raccolta/al trattamento dei propri dati personali, è possibile contattare il titolare del trattamento responsabile di questa attività di trattamento utilizzando l'indirizzo di posta elettronica indicato nella sezione 1.
È possibile contattare in qualsiasi momento il responsabile della protezione dei dati della CINEA (CINEADPO@ec.europa.eu). Ha il diritto di rivolgersi in qualsiasi momento al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu).
[1] SEC (2022) 400 — ARES (2022) 8801492-19/12/2022