Meddelelse om databeskyttelse med henblik på kommunikations- og formidlingsaktiviteter under programmet for Den Europæiske Hav-, Fiskeri- og Akvakulturfond (EHFAF)
I overensstemmelse med forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om databeskyttelse (i det følgende benævnt "forordningen") indsamler Det Europæiske Forvaltningsorgan for Klima, Infrastruktur og Miljø (i det følgende benævnt "CINEA") kun dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde det præcise formål, der er forbundet med dets opgaver.
- Den dataansvarlige er CINEA:
Kontorchefen
Kontor D.3 — Bæredygtig blå økonomi
Det Europæiske Forvaltningsorgan for Klima, Infrastruktur og Miljø — CINEA
W910 5/259
1049 Bruxelles Vedrørende:
E-mail: CINEA-EMFAF-CONTRACTS@ec.europa.eu
- Formålet med behandlingen er, at den dataansvarlige og dennes kontrahent for den europæiske bistandsmekanisme for akvakultur NTT-data (databeskyttelsespolitikken for NTT-data er tilgængelig her https://www.nttdata.com/global/en/privacy-statement) fremmer EHFAF-programmet (2021-2027) over for relevante målgrupper ved at gennemføre kommunikations- og formidlingstiltag med — hvor det er relevant — støtte fra kontrahenter, der arbejder på dennes vegne og fungerer som databehandlere. Disse processer kan omfatte:
- Oprettelse og drift af onlinewebsteder, brugerfortegnelser, kontaktformularer, platforme eller kort, der vil lette samarbejdet og udvekslingen mellem partnere, interessenter, medlemsstater og andre relevante aktører (dvs.: onlineinteraktion, netværkssamarbejde og virksomhedsmatchmaking mellem interessenter osv.)
- Tilrettelæggelse af fysiske og virtuelle arrangementer, målrettede workshopper, konferencer, seminarer, netværksarrangementer, uddannelse, videndeling, aktiviteter relateret til bistandsmekanismen, prisuddeling osv.
- Høringer eller interviews med interessenter inden for rammerne af kontrakterne eller undersøgelserne vedrørende EHFAF-programmet via fysiske møder, onlineundersøgelser eller spørgeskemaer via telefon og/eller e-mail
- Produktion og levering af visuelt og audiovisuelt indhold såsom reklamevideoer, faktablade, foldere, brochurer, publikationer, nyhedsbreve, podcasts, blogs, roll-ups og andet PR-materiale, der anvendes til kommunikations- og formidlingsaktiviteter
- Kompilering, vedligeholdelse, udvikling og forvaltning af databaser eller registre inden for forskellige sektorer såsom den bæredygtige blå økonomi og fiskeri og international havforvaltning osv.
- Identificere og udvælge projekter eller SMV'er, der kan modtage priser og andre priser
- Indhentning af eksperters synspunkter og/eller yderligere og nødvendige oplysninger om et emne, der er relevant for EHFAF-programmets gennemførelse, hvis der kun foreligger meget begrænsede oplysninger
- Anvendelse af webbaserede værktøjer til støtte for Europa-Kommissionens og den dataansvarliges daglige forvaltning af ovennævnte tjenester, herunder, men ikke begrænset til, indsamling af data til rapportering og forretningsoplysninger (forskning og markedsanalyse osv.), statistikker, forvaltning af dashboards, databaser, kort osv.
- De registrerede, der er berørt af denne meddelelse, er:
- De fysiske personer, som er retlige repræsentanter og/eller kontaktpersoner for de enheder, der er involveret i gennemførelsen af EHFAF-programmets aktioner (udvalgte støttemodtagere, koordinatorer, tilknyttede enheder, kontrahenter, underleverandører osv.)
- Ansatte i Europa-Kommissionen og forvaltningsorganer, der er involveret i EHFAF-programmet
- Interessenter, der inviteres til at deltage i arrangementer, undersøgelser, kommunikation og andre formidlingsaktioner under EHFAF-programmet
- Besøgende eller brugere på EU's websteder/interaktive platforme eller tjenester i forbindelse med EHFAF-programmet.
- De kategorier af personoplysninger, der indsamles og anvendes til behandlingsaktiviteterne, er:
- Identifikationsoplysninger: fornavn, efternavn, stilling/funktion osv.
- Fødselsdato, statsborgerskab ID-/pasnummer (der kan kun anmodes om fysiske møder i Europa-Kommissionens bygninger af sikkerhedshensyn) fødevarerelaterede allergier i tilfælde af fysiske cateringarrangementer
- Kontaktoplysninger: telefon, mobiltelefon, e-mail, websted, gadeadresse, postnummer, land håndtering eller konti på sociale medier
- EU Login for at få adgang til visse områder og funktioner i Europa-domænet, der forvaltes af CINEA og/eller dets kontrahenter
- Profil oprettet af brugeren i brugerfortegnelsen, hvor det er relevant
- Curriculum vitae for kontrahenternes personale eller andre interessenter (eksperter, talere osv.), der er involveret i projekterne, uddannelsen eller arrangementets tilrettelæggelse (relevant erfaring, beskæftigelseshistorie, uddannelse, akademisk baggrund, uddannelse, personlige færdigheder, kompetencer, sprog, tekniske færdigheder, foto)
- Svar på spørgsmål til interview/spørgeundersøgelse:
- Hvis du indvilliger i at give kontaktoplysninger til potentielle interviewede, vil disse oplysninger blive forvaltet med samme grad af omhu og fortrolighed som dine egne personoplysninger. Disse potentielle interviewede vil kun deltage i denne øvelse, hvis de udtrykkeligt giver deres samtykke hertil. Hvis disse personer nægter at deltage i høringen, vil deres personoplysninger straks blive slettet.
- De indsamlede svar på interviews/undersøgelser vil blive præsenteret i anonymiseret form og/eller som aggregerede data i rapporterne, herunder interview-/undersøgelsesresultater. Disse rapporter vil være offentligt tilgængelige, men vil ikke gøre det muligt at identificere datakilden. Det betyder, at du ikke vil kunne identificeres i nogen af disse rapporter, og dine personoplysninger vil ikke blive offentliggjort.
Personoplysninger vil ikke blive anvendt til automatisk beslutningstagning, herunder profilering, og vil ikke blive overført uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde.
Desuden kan personoplysninger, som ikke er obligatoriske i forbindelse med projektgennemførelsen, indsamles med henblik på kommunikationsaktiviteter: f.eks.: billeder, webstreaming af arrangementer eller video, fuldstændige eller korte CV'er, men kun med den pågældende registreredes forudgående samtykke.
- Alle modtagere agerer ud fra "behov for viden" -princippet. De modtagere, som personoplysningerne vil eller kan blive videregivet til, er:
- CINEA's tjenestegrene har deres bemyndigede personale med ansvar for at forvalte de projekter (tilskudsaftaler og kontrakter), der finansieres under EHFAF-programmet (f.eks. projektansvarlige og -ledere, finansmedarbejdere, juridiske medarbejdere, revisorer med ansvar for revision osv.)
- CINEA-kontrahentens bemyndigede personale og deres underkontrahenters bemyndigede personale med ansvar for at udføre og forvalte opgaver eller undersøgelser inden for rammerne af underskrevne kontrakter under EHFAF-programmet
- Eksterne eksperter, der er bundet af fortrolighedsklausuler
- Relevant personale i Kommissionens tjenestegrene (f.eks. GD MARE, GD DIGIT til at forvalte EU ogIN som en del af Kommissionens tjeneste til forvaltning af identitetsadgang (IAMS) 2 osv.)
- Kommissionens personale som medlemmer af ad hoc-revisionsudvalgene
- Medlemmer af offentligheden, men kun oplysninger, som du har givet dit forudgående samtykke til, og som offentliggøres på projektets websteder, der forvaltes af CINEA og dets kontrahenter.
Kun personer, der er relevante for udførelsen af tjenesteydelserne, herunder akkrediteret personale, SMV-modtagere af bistandsydelserne, store virksomheder, investorer og andre tjenesteydere, der er udvalgt af CINEA og Europa-Kommissionen, kan få adgang til et begrænset underafsnit af dine data, hvis det er nødvendigt.
I tilfælde af gennemgange, sagsbehandling kan personoplysninger videregives til CINEA's interne dataansvarlige, databeskyttelsesrådgiveren osv.
Desuden kan oplysninger videregives til offentlige myndigheder som f.eks. nedenstående, som ikke kan betragtes som modtagere i overensstemmelse med EU-retten og medlemsstaternes nationale ret. Disse offentlige myndigheders behandling af disse oplysninger skal være i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesregler i overensstemmelse med formålet med behandlingen:
- Organer, der er ansvarlige for en overvågnings- eller inspektionsopgave i henhold til EU-retten (f.eks. intern revision, IAS, Revisionsretten osv.)
- EU-Domstolen eller en national dommer samt parternes advokater og befuldmægtigede i tilfælde af en retssag
- OLAF i tilfælde af en undersøgelse, der foretages i henhold til forordning (EF) nr. 1073/1999
- Den Europæiske Ombudsmand inden for rammerne af de opgaver, der er tillagt den ved artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde
- Den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse i overensstemmelse med artikel 58 i forordning (EF) nr. 2018/1725
- Den Europæiske Anklagemyndighed inden for rammerne af artikel 4 i Rådets forordning (EU) 2017/1939 af 12. oktober 2017 om gennemførelse af et forstærket samarbejde om oprettelse af Den Europæiske Anklagemyndighed.
Kontrahenterne må ikke dele dine personoplysninger med tredjeparter uden dit udtrykkelige samtykke, medmindre vi i henhold til lovgivningen kan være forpligtet til at gøre det.
Registreringen af IAMS-databehandlingen er registreret under nummer DPR-EC-03187.1 i Kommissionens databeskyttelsesansvarliges offentlige register. For IAMS "erklæring om beskyttelse af privatlivets fred henvises til: (https://webgate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html)
- Anvendelse af tredjeparters IT-værktøjer
Nogle arrangementer eller tjenester kan henvise til brugen af tredjepartsværktøjer, som kan indsamle personoplysninger og have deres egne cookies og privatlivspolitikker. De kan også overføre personoplysninger uden for EU og overholde specifikke databeskyttelsesvilkår, som kan ligge uden for den dataansvarliges kontrol. Du kan finde yderligere oplysninger på følgende links:
- Registreredes rettigheder
Du har til enhver tid ret til at få indsigt i, berigtige, slette ("ret til at blive glemt") dine personoplysninger. Du har også ret til at gøre indsigelse mod behandlingen eller anmode om begrænsning af behandlingen.
Når behandlingen er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage når som helst, uden at det berører lovligheden af behandlingen inden en sådan tilbagetrækning.
Afhængigt af den onlinetjeneste, du har adgang til, kan du enten:
- Til enhver tid selv få adgang til, kontrollere, ændre, opdatere og slette din personlige profil online
- Bed den dataansvarlige om at slette din konto.
Du kan udøve dine rettigheder ved at sende en e-mail med de (n) ønskede ændring (er) til den dataansvarlige via den funktionelle mailboks, der er angivet her i afsnit 1.
Webbrugere kan dog have funktionaliteten til at fjerne deres profil, når de ønsker det, fra webstedet. I så fald vil deres oplysninger blive fjernet fra databasen og vil ikke længere fremgå af brugerregistret.
For at sikre, at platformene er konsekvente, og at indholdet er sammenhængende, kan dine bidrag og kommentarer gemmes på platformene, men anonymiseres, selv i tilfælde af en eventuel fjernelse af din profil.
Under alle omstændigheder vil dine oplysninger blive ændret eller fjernet i overensstemmelse hermed og så hurtigt som muligt (højst 15 arbejdsdage).
Disse rettigheder kan imidlertid begrænses i overensstemmelse med styringskomitéens afgørelse SC (2020) 26 af 14. oktober 2020 (EUT L 45 af 9.2.2021, s. 80) om interne regler for begrænsning af visse af de registreredes rettigheder i forbindelse med behandling af personoplysninger. Dette er for at beskytte andre registreredes rettigheder og overholde principperne om ligebehandling af ansøgere og tavshedspligt i forbindelse med drøftelser.
For at give de registrerede rettigheder eller ej vil CINEA foretage en vurdering fra sag til sag af hver enkelt anmodning og angive årsagerne til sin afgørelse under hensyntagen til typen af oplysninger, der opbevares, og om eventuelle undtagelser fra de interne regler finder anvendelse.
Begrænsningerne vil fortsat gælde, så længe årsagerne til dem findes. Begrænsningerne kan ophæves, når disse årsager ikke længere findes, og hvis udøvelsen af den begrænsede rettighed ikke længere indvirker negativt på den gældende procedure eller påvirker de registreredes rettigheder eller frihedsrettigheder negativt.
8. Hvordan beskytter og beskytter CINEA dine oplysninger?
Alle personoplysninger i elektronisk format (e-mails, dokumenter, databaser, uploadede datasæt osv.) lagres på Europa-Kommissionens, CINEA's eller dens kontrahenters servere (og eventuelt deres underleverandører).
Al behandling foregår i henhold til Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.
For at beskytte dine personoplysninger har CINEA truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. De tekniske foranstaltninger omfatter passende tiltag til at håndtere onlinesikkerhed, risikoen for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyntagen til den risiko, der er forbundet med behandlingen, og den type personoplysninger, der behandles. Organisatoriske foranstaltninger omfatter begrænsning af adgangen til personoplysninger til autoriserede personer med et legitimt behov for at få kendskab til de pågældende personoplysninger til behandlingen.
Databehandlerne (kontrahenter og deres underleverandører) er bundet af en specifik kontraktbestemmelse ved enhver behandling af dine personoplysninger på vegne af den dataansvarlige. Forarbejdningsvirksomhederne har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre det krævede sikkerhedsniveau.
Nogle arrangementer kan afholdes ved hjælp af IT-tjenester leveret af underleverandører (f.eks. Cisco WebEx, TEAMS, Sli.do eller alternative værktøjer til at interagere med publikum), som kan indsamle personoplysninger og have mere specifikke cookies og privatlivspolitikker. Vi opfordrer dig til at læse deres databeskyttelseserklæringer.
Registreringen af arrangementet kan finde sted via EU Survey website eller andre alternative værktøjer. Du kan finde oplysninger om, hvordan EU Survey behandler personoplysninger, på dette link.
Hvis det er relevant, er de cookies, der anvendes af den dataansvarlige, omfattet af Kommissionens cookie-politik. Cookies lagres af Europa Analytics, den virksomhedstjeneste, der måler effektiviteten af Europa-Kommissionens websteder på Europa-domænet. Yderligere oplysninger findes på siden Europa Analytics om beskyttelse af privatlivets fred. Det er ikke strengt nødvendigt at aktivere disse cookies, og det bruges kun til at sikre en bedre browseroplevelse. Cookierelaterede oplysninger anvendes ikke til at identificere registrerede personligt, og mønsterdataene er fuldt ud under Kommissionens kontrol. Disse cookies anvendes ikke til andre formål end browserkvaliteten.
- Retsgrundlaget for behandlingen er:
i overensstemmelse med forordningens artikel 5, stk. 1, litra a) (behandling er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse, herunder for CINEA's forvaltning og funktion) og artikel 5, stk. 1, litra d), i forordningen (den registreredes samtykke), navnlig:
- Rådets forordning (EF) nr. 58/2003 af 19. december 2002 om vedtægterne for de forvaltningsorganer, der skal administrere opgaver i forbindelse med EU-programmer
- Forordning (EF) nr. 1653/2004 af 21. september 2004 om standardfinansforordning for forvaltningsorganer i henhold til Rådets forordning (EF) nr. 58/2003 af 19. december 2002 om vedtægterne for de forvaltningsorganer, der skal administrere opgaver i forbindelse med EF-programmer
- Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2021/1139 af 7. juli 2021 om oprettelse af Den Europæiske Hav-, Fiskeri- og Akvakulturfond og om ændring af forordning (EU) 2017/1004
- Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1046 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af forordning nr. 966/2012
- Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/173 af 12. februar 2021 om oprettelse af Det Europæiske Forvaltningsorgan for Klima, Infrastruktur og Miljø, Det Europæiske Forvaltningsorgan for Sundhed og Det Digitale Område, Det Europæiske Forvaltningsorgan for Forskning, Forvaltningsorganet for Det Europæiske Innovationsråd og SMV'er, Forvaltningsorganet for Det Europæiske Forskningsråd og Det Europæiske Forvaltningsorgan for Uddannelse og Kultur og om ophævelse af gennemførelsesafgørelse 2013/801/EU, 2013/771/EU, 2013/778/EU, 2013/779/EU, 2013/776/EU og 2013/770/EU
- Kommissionens afgørelse C (2021) 947 af 12. februar 2021 om delegation af beføjelser til Det Europæiske Forvaltningsorgan for Klima, Infrastruktur og Miljø med henblik på udførelse af opgaver i forbindelse med gennemførelsen af EU-programmer inden for transport- og energiinfrastruktur, forskning og innovation inden for klima, energi og mobilitet miljø, natur og biodiversitet omstilling til kulstoffattige teknologier og hav- og fiskerierhvervet.
- Tidsfristerne for opbevaring af oplysningerne er følgende:
CINEA opbevarer data i overensstemmelse med Kommissionens opbevaringsliste for 2022[1] (2 år for webstedsrelaterede data og kommunikationsaktiviteter og 5 år for arrangementer). Dine personoplysninger vil kun forblive i kontrahenternes og underleverandørernes databaser, så længe det pågældende arrangement varer, eller højst et år efter dets afslutning, og vil derefter blive slettet.
Hvis brugeren ikke har logget ind selv én gang inden for de seneste 2 år på det relevante websted, modtager brugeren en e-mailadvarsel om, at vedkommendes konto vil blive fjernet på grund af manglende brug med en henstandsperiode på 2 uger. Hvis brugeren ikke svarer med et positivt svar for at holde kontoen aktiv, vil dataene blive fjernet fra webstedet.
- Kontaktoplysninger:
Hvis du har spørgsmål om indsamlingen/behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte den dataansvarlige, der er ansvarlig for behandlingen, på den e-mailadresse, der er nævnt ovenfor i afsnit 1.
Du kan når som helst kontakte CINEA's databeskyttelsesansvarlige (CINEADPO@ec.europa.eu). De har ret til når som helst at rette henvendelse til den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse (edps@edps.europa.eu).
[1] SEC (2022) 400 — ARES (2022) 8801492-19/12/2022