Obvestilo o varstvu podatkov za dejavnosti obveščanja in razširjanja, izvedene v okviru programa Evropskega sklada za pomorstvo, ribištvo in akvakulturo (ESPRA)
V skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 z dne 23. oktobra 2018 o varstvu podatkov (v nadaljnjem besedilu: Uredba) Evropska izvajalska agencija za podnebje, infrastrukturo in okolje (v nadaljnjem besedilu: CINEA) zbira vaše osebne podatke le v obsegu, ki je potreben za izpolnitev natančnega namena, povezanega z njenimi nalogami.
- Upravljavec je CINEA:
Vodja oddelka
Enota D.3 – Trajnostno modro gospodarstvo
Evropska izvajalska agencija za podnebje, infrastrukturo in okolje – CINEA
W910 5/259
B-1049 Bruselj
E-naslov: CINEA-EMFAF-CONTRACTS@ec.europa.eu
- Namen obdelave je, da upravljavec in njegov izvajalec za podatke NTT evropskega mehanizma pomoči v akvakulturi (politika varstva podatkov o NTT je na voljo na spletni strani https://www.nttdata.com/global/en/privacy-statement) promovirata program ESPRA (2021–2027) pri ustreznih ciljnih skupinah z izvajanjem ukrepov komuniciranja in razširjanja, po potrebi s podporo izvajalcev, ki delujejo v njegovem imenu in delujejo kot obdelovalci. Ti postopki lahko vključujejo:
- Vzpostavitev in upravljanje spletnih spletišč, uporabniških imenikov, kontaktnih obrazcev, platform ali zemljevidov, ki bodo olajšali sodelovanje in izmenjavo med partnerji, deležniki, državami članicami in drugimi ustreznimi akterji (tj. spletna interakcija, mreženje in povezovanje podjetij med zainteresiranimi stranmi itd.);
- Organizacijo fizičnih in virtualnih dogodkov, ciljno usmerjenih delavnic, konferenc, seminarjev, dogodkov za mreženje, usposabljanj, izmenjave znanja, dejavnosti, povezanih z mehanizmom pomoči, nagrad itd.;
- Posvetovanja ali razgovore z deležniki v okviru pogodb ali študij v zvezi s programom ESPRA prek fizičnih sestankov, spletnih anket ali vprašalnikov, po telefonu in/ali elektronski pošti;
- Produkcija in dostava vizualnih in avdiovizualnih vsebin, kot so promocijski videoposnetki, informativni pregledi, letaki, brošure, publikacije, glasila, podkasti, blogi, različice in drugo promocijsko gradivo, ki se uporablja za dejavnosti komuniciranja in razširjanja;
- Zbiranje, vzdrževanje, razvoj in upravljanje podatkovnih zbirk ali registrov v različnih sektorjih, kot sta trajnostno modro gospodarstvo in ribištvo, mednarodno upravljanje oceanov itd.;
- Opredelitev in izbor projektov ali MSP, ki bi lahko prejeli nagrade in druge nagrade;
- Pridobivanje mnenj strokovnjakov ter/ali dodatnih in potrebnih informacij o vsebini, pomembni za izvajanje programa ESPRA, kadar so na voljo le zelo omejene informacije;
- Uporaba spletnih orodij za podporo vsakodnevnemu upravljanju zgoraj navedenih storitev s strani Evropske komisije in upravljavca, med drugim zbiranje podatkov za poročanje in poslovne informacije (raziskave in tržne analize itd.), statistike, upravljanje nadzornih plošč, podatkovnih zbirk, zemljevidov itd.
- Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, na katere se nanaša to obvestilo, so:
- Fizične osebe, ki so pravni zastopniki in/ali kontaktne osebe subjektov, vključenih v izvajanje ukrepov programa ESPRA (izbrani upravičenci, koordinatorji, povezani subjekti, izvajalci, podizvajalci itd.);
- Osebje Evropske komisije in izvajalskih agencij, ki sodelujejo v programu ESPRA;
- Deležniki, ki so povabljeni k sodelovanju na dogodkih, študijah, sporočilih in drugih ukrepih razširjanja, organiziranih v okviru programa ESPRA;
- Obiskovalci ali uporabniki spletišč/interaktivnih platform EU ali storitev, povezanih s programom ESPRA.
- Kategorije osebnih podatkov, ki se zbirajo in uporabljajo za postopke obdelave, so:
- Identifikacijski podatki: ime, priimek, položaj/funkcijo itd.;
- Datum rojstva; državljanstvo; Številka osebne izkaznice/potnega lista (zahteva se lahko le, če so iz varnostnih razlogov organizirani fizični sestanki v stavbah Evropske komisije); alergije, povezane s hrano, v primeru fizičnih dogodkov za pripravo in dostavo hrane;
- Kontaktni podatki: telefon, mobilni telefon, e-pošta, spletno mesto, ulica, poštna številka, država; držala ali račune v družbenih medijih;
- EU Login za dostop do nekaterih območij in funkcij domene Europa, ki jih upravljajo CINEA in/ali njeni pogodbeni izvajalci;
- Profil, ki ga uporabnik ustvari v uporabniškem imeniku, kjer je to ustrezno
- Življenjepis osebja izvajalca ali drugih deležnikov (strokovnjakov, govornikov itd.), vključenih v projekte, usposabljanja ali organizacijo dogodkov (ustrezne izkušnje, zaposlitvena zgodovina, izobrazba, akademsko ozadje, usposabljanje, osebna znanja, kompetence, jeziki, tehnična znanja, fotografije);
- Odgovori na vprašanja v zvezi z razgovorom/raziskavo:
- Če se strinjate, da boste morebitnim anketirancem zagotovili kontaktne podatke, bodo ti podatki obravnavani enako skrbno in zaupno kot vaši osebni podatki. Ti morebitni anketiranci bodo pri tem sodelovali le, če bodo v to izrecno privolili. Če te osebe odklonijo sodelovanje v posvetovanju, se njihovi osebni podatki nemudoma izbrišejo;
- Zbrani odgovori na razgovore/raziskave bodo predstavljeni anonimizirano in/ali kot zbirni podatki v poročilih, vključno z rezultati razgovorov/raziskave. Ta poročila bodo javno dostopna, vendar ne bodo omogočala opredelitve vira podatkov. To pomeni, da vas v nobenem od teh poročil ne bo mogoče identificirati in vaši osebni podatki ne bodo objavljeni.
Osebni podatki se ne bodo uporabljali za avtomatizirano sprejemanje odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, in se ne bodo prenašali zunaj Evropskega gospodarskega prostora.
Poleg tega se lahko zbirajo osebni podatki, ki niso obvezni za namene izvajanja projekta, za komunikacijske dejavnosti: Npr.: fotografije, spletni prenos dogodkov ali videoposnetkov, popolni ali kratki življenjepisi, vendar le s predhodnim soglasjem zadevnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.
- Vsi prejemniki so „potrebni po seznanitvi“. Prejemniki, ki jim bodo ali bi jim lahko bili razkriti osebni podatki, so:
- Storitve CINEA in njihovo pooblaščeno osebje, odgovorno za upravljanje projektov (sporazumi in pogodbe o nepovratnih sredstvih), ki se financirajo v okviru programa ESPRA (kot so projektni uradniki in vodje, finančni uradniki, pravni uradniki, revizorji, pristojni za revizijo itd.);
- Pooblaščeno osebje izvajalca CINEA in pooblaščeno osebje njegovih podizvajalcev, odgovorno za izvajanje in upravljanje nalog ali študij v okviru podpisanih pogodb v okviru programa ESPRA;
- Zunanje strokovnjake, ki jih zavezujejo klavzule o zaupnosti;
- Ustrezno osebje služb Evropske komisije (npr. GD MARE, GD DIGIT za upravljanje EU ogIN v okviru službe Evropske komisije za upravljanje dostopa do identitete (IAMS)2 itd.);
- Osebje Komisije kot člani ad hoc odborov in odborov za pregled;
- Javnost, vendar samo za informacije, za katere ste dali predhodno soglasje in ki so objavljene na spletnih straneh projekta, ki jih upravljajo CINEA in njeni pogodbeni izvajalci.
Dostop do omejenega pododdelka vaših podatkov, če je to potrebno, imajo lahko samo osebe, ki so pomembne za izvajanje storitev, vključno z akreditiranim osebjem, MSP, upravičenci storitev pomoči, velikimi podjetji, vlagatelji in drugimi ponudniki storitev, ki jih izbereta agencija CINEA in Evropska komisija.
V primeru pregledov, postopkov se lahko osebni podatki posredujejo notranjemu nadzorniku agencije CINEA, pooblaščeni osebi za varstvo podatkov itd.
Poleg tega se lahko podatki razkrijejo javnim organom, kot so na primer spodaj navedeni, ki se ne morejo šteti za prejemnike v skladu s pravom Unije in pravom držav članic. Ti javni organi te podatke obdelujejo v skladu z veljavnimi pravili o varstvu podatkov glede na namen obdelave:
- Organi, odgovornimi za spremljanje ali inšpekcijo pri uporabi prava Unije (npr. notranja revizija, Služba za notranjo revizijo, Računsko sodišče itd.);
- Sodišče Evropske unije ali nacionalni sodnik ter odvetniki in pooblaščenci strank v primeru sodnega postopka
- OLAF v primeru preiskave, izvedene v skladu z Uredbo (ES) št. 1073/1999;
- Evropski varuh človekovih pravic v okviru nalog, ki so mu zaupane s členom 228 Pogodbe o delovanju Evropske unije;
- Evropski nadzornik za varstvo podatkov v skladu s členom 58 Uredbe (EU) 2018/1725;
- Evropsko javno tožilstvo v okviru področja uporabe člena 4 Uredbe Sveta (EU) 2017/1939 z dne 12. oktobra 2017 o izvajanju okrepljenega sodelovanja v zvezi z ustanovitvijo Evropskega javnega tožilstva.
Pogodbeni izvajalci vaših osebnih podatkov ne bodo posredovali tretjim osebam brez vašega izrecnega soglasja, razen če se to od nas zahteva z zakonom.
Evidenca o obdelavi podatkov IAMS je vpisana pod številko DPR-EC-03187.1 v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov Evropske komisije. Izjava IAMS o varstvu osebnih podatkov je na voljo na: https://webgate.ec.europa.eu/cas/privacyStatement.html
- Uporaba orodij IT tretjih oseb
Nekateri dogodki ali storitve se lahko nanašajo na uporabo orodij tretjih oseb, ki lahko zbirajo osebne podatke ter imajo lastne piškotke in politike zasebnosti. Osebne podatke lahko prenašajo tudi zunaj EU in upoštevajo posebne pogoje varstva podatkov, na katere upravljavec morda ne more vplivati. Dodatne informacije so na voljo na naslednjih povezavah:
- Pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki
Pravico imate, da kadar koli dostopate do svojih osebnih podatkov, jih popravite, izbrišete („pravico do pozabe“). Prav tako imate pravico do ugovora obdelavi ali zahteve za omejitev obdelave.
Kadar obdelava temelji na vaši privolitvi, imate pravico, da privolitev kadar koli prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave pred takim preklicem.
Glede na spletno storitev, do katere dostopate, lahko:
- Kadar koli dostopate do svojega osebnega profila na spletu, ga preverite, spremenite, posodobite in izbrišete;
- Upravljavca podatkov zaprosite za izbris vašega računa.
Svoje pravice lahko uveljavljate tako, da upravljavcu pošljete elektronsko sporočilo z zahtevanimi spremembami prek namenskega poštnega predala, navedenega zgoraj v oddelku 1.
Vendar imajo lahko spletni uporabniki funkcijo, da kadar koli s spletišča odstranijo svoj profil. V tem primeru bodo njihovi podatki odstranjeni iz podatkovne zbirke in se ne bodo več pojavili v imeniku uporabnikov.
Da bi zagotovili doslednost platform in skladnost njihove vsebine, se lahko vaši prispevki in komentarji hranijo na platformah, a anonimizirajo, tudi v primeru morebitne odstranitve vašega profila.
V vsakem primeru bodo vaši podatki ustrezno spremenjeni ali odstranjeni, takoj ko bo to izvedljivo (najpozneje v 15 delovnih dneh).
Vendar se te pravice lahko omejijo v skladu s Sklepom SC (2020) 26 usmerjevalnega odbora z dne 14. oktobra 2020 (UL EU L 45, 9.2.2021, str. 80) o notranjih pravilih glede omejitev nekaterih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v zvezi z obdelavo osebnih podatkov. Namen tega je zaščititi pravice drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter spoštovati načeli enakega obravnavanja prosilcev in tajnosti posvetovanj.
Da bi agencija CINEA posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, podelila pravice ali ne, bo za vsak primer posebej ocenila vsak posamezni zahtevek in navedla razloge, na katerih temelji njena odločitev, pri čemer bo upoštevala vrsto informacij, ki jih ima, in ali se uporabljajo izjeme od notranjih pravil.
Omejitve veljajo toliko časa, dokler obstajajo upravičeni razlogi. Odpraviti jih je mogoče, kadar takšnih razlogov ni več ali kadar uveljavljanje omejene pravice ne bi več negativno vplivalo na veljavni postopek ali na pravice ali svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
8. Kako CINEA varuje in varuje vaše podatke?
Vsi osebni podatki v elektronski obliki (elektronska pošta, dokumenti, podatkovne zbirke, naložene serije podatkov itd.) se hranijo na strežnikih Evropske komisije, agencije CINEA ali njenih pogodbenih izvajalcev (in po možnosti njihovih podizvajalcev).
Vsi postopki obdelave se izvajajo v skladu s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.
Agencija CINEA je za varstvo vaših osebnih podatkov uvedla številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganja izgube ali spremembe podatkov ali nepooblaščenega dostopa, pri čemer se upoštevata tveganje, ki ga predstavlja obdelava, in narava osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo dostop do osebnih podatkov samo za pooblaščene osebe z legitimno potrebo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.
Obdelovalce (izvajalce in njihove podizvajalce) zavezuje posebna pogodbena klavzula za vse postopke obdelave vaših osebnih podatkov v imenu upravljavca podatkov. Predelovalci so uvedli ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zagotovitev zahtevane ravni varnosti.
Nekateri dogodki se lahko organizirajo z uporabo storitev IT, ki jih zagotavljajo podizvajalci ( npr. Cisco WebEx, TEAMS, Sli.do ali alternativna orodja za interakcijo z občinstvom), ki lahko zbirajo osebne podatke ter imajo bolj specifične piškotke in politike zasebnosti. Vabimo vas, da preberete svoje izjave o varstvu osebnih podatkov.
Prijava na dogodek lahko poteka prek spletišča EU Survey ali drugih alternativnih orodij. Več informacij o tem, kako EU Survey obdeluje osebne podatke, je na voljo na tej povezavi.
Piškotki, ki jih uporablja upravljavec, so po potrebi zajeti v politiki Komisije glede piškotkov. Piškotke hrani Europa Analytics, korporativna storitev, ki meri uspešnost in učinkovitost spletišč Evropske komisije na domeni Europa. Več informacij je na voljo na strani o politiki zasebnosti Europa Analytics. Omogočanje teh piškotkov ni nujno potrebno in se uporablja le za zagotavljanje boljšega brskanja. Informacije v zvezi s piškotki se ne uporabljajo za osebno identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, podatki o vzorcu pa so v celoti pod nadzorom Komisije. Ti piškotki se ne uporabljajo za noben drug namen, razen za brskanje.
- Pravna podlaga za obdelavo so:
v skladu s členom 5(1)(a) Uredbe (obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu, vključno z upravljanjem in delovanjem agencije CINEA) in členom 5(1)(d) Uredbe (privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki), zlasti:
- Uredba Sveta št. 58/2003 z dne 19. decembra 2002 o statutu izvajalskih agencij, pooblaščenih za izvajanje nekaterih nalog pri upravljanju programov EU;
- Uredba (ES) št. 1653/2004 z dne 21. septembra 2004 o standardni finančni uredbi za izvajalske agencije v skladu z Uredbo Sveta (ES) št. 58/2003 z dne 19. decembra 2002 o statutu izvajalskih agencij, pooblaščenih za izvajanje nekaterih nalog pri upravljanju programa Skupnosti;
- Uredba (EU) 2021/1139 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 7. julija 2021 o vzpostavitvi Evropskega sklada za pomorstvo, ribištvo in akvakulturo ter spremembi Uredbe (EU) 2017/1004;
- Uredba 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, in razveljavitvi Uredbe št. 966/2012;
- Izvedbeni sklep Komisije (EU) 2021/173 z dne 12. februarja 2021 o ustanovitvi Evropske izvajalske agencije za podnebje, infrastrukturo in okolje, Evropske izvajalske agencije za zdravje in digitalno tehnologijo, Evropske izvajalske agencije za raziskave, Izvajalske agencije Evropskega sveta za inovacije ter za mala in srednja podjetja, Izvajalske agencije Evropskega raziskovalnega sveta in Evropske izvajalske agencije za izobraževanje in kulturo ter razveljavitvi izvedbenih sklepov 2013/801/EU, 2013/771/EU, 2013/778/EU, 2013/779/EU, 2013/776/EU in 2013/770/EU;
- Sklep Komisije C(2021) 947 z dne 12. februarja 2021 o prenosu pooblastil na Evropsko izvajalsko agencijo za podnebje, infrastrukturo in okolje z namenom opravljanja nalog, povezanih z izvajanjem programov Unije na področju prometne in energetske infrastrukture; raziskav na področju podnebja, energije in mobilnosti ter inovacij; okolja, narave in biotske raznovrstnosti; prehod na nizkoogljične tehnologije; ter pomorstvo in ribištvo.
- Roki za hrambo podatkov so naslednji:
CINEA hrani podatke v skladu s seznamom hrambe Komisije za leto 2022[1] (2 leti za podatke in komunikacijske dejavnosti, povezane s spletiščem, in pet let za dogodke). Vaši osebni podatki bodo v podatkovnih zbirkah izvajalcev in podizvajalcev ostali samo za čas zadevnega dogodka ali največ eno leto po njegovem zaključku, nato pa bodo izbrisani.
Če se uporabnik v obdobju zadnjih dveh let na zadevno spletišče ni prijavil niti enkrat, bo prejel elektronsko sporočilo, da bo njegov račun izbrisan zaradi neuporabe z dvotedenskim obdobjem odloga. Če uporabnik ne odgovori s pozitivnim odgovorom, da bi račun ostal aktiven, bodo podatki odstranjeni s spletišča.
- Kontaktni podatki
Če imate kakršna koli vprašanja v zvezi z zbiranjem/obdelavo vaših osebnih podatkov, se lahko obrnete na upravljavca podatkov, ki je odgovoren za to obdelavo, in sicer prek elektronskega naslova, navedenega zgoraj v oddelku 1.
Kadar koli se lahko obrnete na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri agenciji CINEA (CINEADPO@ec.europa.eu). Kadar koli se lahko obrnete na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).
[1] SEC(2022) 400 – ARES (2022)8801492–19. 2022